電子保存のメリット

書類を電子化することで、以下のようなメリットがあります。

• 紙書類の保管や印刷にかかわるコストを削減できる
• 書類の劣化や紛失リスクを減らせる
• 書類の検索性が上がる

書類を電子化して紙の書類が減ると、印刷するための用紙やインク代、さらに印刷機を減らしたり、書類を保管するための場所代も減らすことができます。

また、紙の書類は汚れや経年劣化で読めなくなったり、紛失してしまうリスクがありますが、電子データで保管しておけば、いつでも保存したときのまま、書類を利用することができます。

さらに、書類をデータ化することで、書類を紙で管理していたときよりも、簡単に検索ができ、業務を効率化することができます。

電子保存のデメリット

一方、書類を電子化する際には、以下のようなデメリットについても考慮しておく必要があります。

• 業務フローが変わることがある
• 電子データで作業することに慣れる必要がある
• 法律で定められた様々な要件に従う必要がある

書類を電子化することで、今までと異なる作業が発生し、業務フローを変更する必要が出てくることがあります。パソコン作業に慣れていない社員がいる場合、慣れるまでの間、業務に時間がかかるということも考えられます。

また、書類の電子保存をするにあたっては、詳しくは次の章で説明しますが、いくつかの法律に従い、定められた要件にしたがって保存を行う必要があります。

e-文書法

e-文書法とは、2005年に施行された、商法や税法で保管が義務付けられた文書を一定要件のもとで電子化して保存することを認めた法律です。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は1998年に施行された、国税関係の帳簿や書類を一定の要件のもと電子データで保存することを認めた法律です。

e-文書法と電子帳簿保存法の違い

e-文書法と電子帳簿保存法では、以下のような違いがあります。

電子化の際の注意点

上記の手順で書類を電子化する際には、いくつか注意すべき点があります。

• 電子保存に関する法令に従う
• ファイル名やデータサイズなど、保存ルールを決めておく
• データ保存をする際に、あらかじめ検索できる形にしておく

電子化の際に最も注意すべき点としては、書類の種類に応じて、電子帳簿保存法等の法律に則って適切な保存方法をとる必要があるということです。

e-文書法では「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の４つの要件に、電子帳簿保存法では「真実性の確保」「可視性の確保」という２つの要件に沿って保存する必要があります。

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書類を電子化するにあたり、ファイル名やフォルダの場所を決めておくと、電子化の作業が円滑に進みます。

また、書類をスキャンして読み込む際には、同時にOCR処理を行うと、データの検索性が上がり、上記の「検索性」要件をみたすことにもつながります。

電子保存システムを導入するメリット

これまで書類の電子保存をするメリットや注意点について解説してきましたが、このように電子化に対応するにあたっては、考慮すべき点が多くあることがお分かりになるかと思います。

このように法律に沿った細かい要件や保存ルール等を満たすには、電子保存に対応したシステムやクラウドサービスを導入するのがおすすめです。システムを導入することで、書類を一元管理したり、データの検索性を高めることができます。

電子保存システムの選定方法

書類の電子保存システムには、各社から多くのサービスが提供されています。そのなかで自社に最適なシステムを選ぶためにはいくつかポイントがあります。

• 自社の業務フローに対応できるか
• データの処理や検索性が高いか
• セキュリティ対策は十分か

企業によってデータの扱い方や書類の承認ルール等に違いがあるため、それらに対応できるか確認する必要があります。また自社でよく使うファイル形式に対応しているかということも重要なポイントになります。

次に、保存したデータを利用する際に、自社のデータが多い場合は、それを素早く処理できる能力があることが必要です。さらに、検索性が高く利用しやすい設計になっていれば、業務を行う上でより効率化が進むでしょう。

さらに、セキュリティ対策が十分になされているかということも、よく確認する必要があります。データを保存することができても、セキュリティ対策が万全でなければ安全に利用することができません。

以上のような点を考慮しつつ、それぞれの企業に合ったシステムを選定していくと良いでしょう。