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請求書を電子化するメリットと注意点

近年、テレワークの推進により、請求書を電子化する企業が増えてきました。

請求書を電子化すると様々なメリットがありますが、注意すべき点もあります。

今回は、請求書の電子化に関する基本的な知識と、電子化するときの注意点等についてご説明します。

1.請求書の電子化とは

従来、請求書はパソコン等を使ってデータを作成し、印刷し紙のかたちで取引先へ郵送していました。「請求書の電子化」とは、この請求書を紙ではなく電子データのままの形で、発行から送付までを行うことをいい、電子化された請求書のことを「電子請求書」といいます。

具体的には、請求書発行システムなどを用いて請求書を発行し、PDF形式などのデータで取引先に送付します。送付する方法は、メール添付のほか、専用のWebページからダウンロードしてもらうなど、使用するシステムやクラウドサービスにより異なります。

2.請求書を電子化するメリット

請求書を電子化することで、以下のようなメリットがあります。

1.紙、インク、印刷代を減らせる

請求書の電子化により、出力する紙がなくなるため、印刷用紙代やインク代に加え、印刷機本体、電気代など、大きくコスト削減につながります。

2.紙の保管場所が必要なくなる

紙の書類が必要なくなれば、保管場所も必要なくなります。オフィスの面積を減らして賃料を抑えたり、自社の建物であれば空いたスペースを他社に貸し出して賃料を得たりするなど、資産を増やすことにもつながります。

3.郵送費を減らせる

従来は、パソコン等で作成した請求書を紙で出力し、捺印して取引先へ郵送していましたが、紙をなくすことによって、切手代だけでなく郵送に関わる手間をなくせるので、事務費用も減らすことができます。

4.請求書の再発行や修正が容易に行える

紙の請求書の場合は、誤字や脱字があれば一から書き直さなければなりませんが、電子データであれば、容易に修正が可能です。経理部の事務負担を減らします。

5.自動化、検索性の向上による業務効率化

電子データであれば、システムなどを利用したファイルの検索が容易になります。また書類の作成の自動化も行え、業務の効率化につながります。

6.押印のための出社の必要がなくなり、テレワークに対応しやすい

従来であれば、紙の書類に押印したり、上司の承認を得たりするために出社が必要になるケースがありましたが、請求書を電子化すれば、押印のだめだけに出社する必要はなくなり、テレワークに対応しやすくなります。

7.SDGsの取り組みに貢献でき、企業価値を向上できる

ペーパーレス化を進めることは、紙の消費を抑えることになり、環境保護活動の一環にもなります。このような取り組みを実践することで、企業としての社会的価値を高めることにもつながります。

3.電子化された請求書は有効か?

文書の電子化については「e-文書法」や「電子帳簿保存法」という法律によって、保存の要件が定められており、この要件を満たしていれば、請求書を電子データとして送付・保存することが認められています。

つまり、保存要件を満たしていれば、電子化された請求書は法的に有効なものと言えます。

「e-文書法」とは

民間企業などでの文書の電子保存を認める法律で、2005年に4月に施行されました。

法的に保存義務のある文書は、これまでは紙の書類での保存のみが認められていましたがIT化や環境問題解決のため、紙をスキャンした電子データでの保存が認められることになりました。

保険業法、医師法、商法、法人税法など約250本の法律に対して適用されており、それぞれの文書によって異なる保存要件を満たす必要があります。

「電子帳簿保存法」とは

会計帳簿や国税関係書類を電子化して保存することを認める法律で、1998年に施行されました。

当初は電子データで作成した書類のみが対象となっていましたが、2005年のe-文書法の施行を受けて改正が行われ、領収書や契約書、請求書などはスキャナでの保存が認められました。一方、棚卸表、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類については、初めから電子データで作成した書類のみが電子保存の対象として認められています。

4.請求書を電子化する際の注意点

請求書を電子化するにあたっては、以下の点について注意する必要があります。

1.電子データの保存要件を確認する

請求書の電子化を行う際には、請求書の電子データの保存を「e-文書法」と「電子帳簿保存法」という法律に定められた要件にしたがって、行う必要があります。

※2022年1月施行の電子帳簿保存法の改正により、電子取引の場合には、請求書を紙で出力して保存することはできなくなりました。(2年間の猶予が認められています)

必要な保存要件

  • 真実性の要件
    データにタイムスタンプの付与を行う
  • 可視性の要件
    検索機能の確保、システムのマニュアル等の整備

2.導入・運用コストに注意する

請求書の電子化に際して、請求書発行システムやクラウドサービスを導入する場合、導入時に初期費用が大きく発生することがあります。また、月額で運用費用がかかることもあるため注意が必要です。

さまざまなシステムやサービスがあり、それぞれ費用が異なりますので、必要な機能をよく吟味し、検討する必要があります。

要件を満たしたシステムを探すには

電子取引を扱うシステムは複数ありますが、どのシステムを利用したらいいかわからないという方に、「JIIMA認証」という認証制度をご紹介します。

JIIMA認証とは、「公益社団法人文書情報マネジメント協会(JIIMA)」による認証制度で、市販されているソフトウェアやソフトウェアサービスのうち電子帳簿保存法の法的要件を満たしていると判断したものを認証しています。

このうち「電子取引ソフト」のリストで電子取引に係る保存要件を満たしたシステムを確認することができます。

国税庁:JIIMA認証情報リスト
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm

3.紙での請求書を希望する取引先に配慮する

請求書の電子化は一般的になりつつありますが、まだ受け入れが難しい取引先もあると考えられます。その場合でも、電子請求書のメリットを理解してもらいつつ、対応が困難な取引先に対しては、引き続き紙の請求書を発行するなど、柔軟な対応をする必要もあります。

5.まとめ

今回は、請求書の電子化について、メリットや注意点をご紹介しました。

請求書を電子化することで、コスト削減に加え、業務効率化やテレワークへの対応、さらにSDGsへの貢献にまでつながり、社会全体にとっても大きな利益となり得ます。

これを機会に、請求書の電子化について検討してみてはいかがでしょうか。

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