1.紙、インク、印刷代を減らせる

請求書の電子化により、出力する紙がなくなるため、印刷用紙代やインク代に加え、印刷機本体、電気代など、大きくコスト削減につながります。

2.紙の保管場所が必要なくなる

紙の書類が必要なくなれば、保管場所も必要なくなります。オフィスの面積を減らして賃料を抑えたり、自社の建物であれば空いたスペースを他社に貸し出して賃料を得たりするなど、資産を増やすことにもつながります。

3.郵送費を減らせる

従来は、パソコン等で作成した請求書を紙で出力し、捺印して取引先へ郵送していましたが、紙をなくすことによって、切手代だけでなく郵送に関わる手間をなくせるので、事務費用も減らすことができます。

4.請求書の再発行や修正が容易に行える

紙の請求書の場合は、誤字や脱字があれば一から書き直さなければなりませんが、電子データであれば、容易に修正が可能です。経理部の事務負担を減らします。

5.自動化、検索性の向上による業務効率化

電子データであれば、システムなどを利用したファイルの検索が容易になります。また書類の作成の自動化も行え、業務の効率化につながります。

6.押印のための出社の必要がなくなり、テレワークに対応しやすい

従来であれば、紙の書類に押印したり、上司の承認を得たりするために出社が必要になるケースがありましたが、請求書を電子化すれば、押印のだめだけに出社する必要はなくなり、テレワークに対応しやすくなります。

7.SDGｓの取り組みに貢献でき、企業価値を向上できる

ペーパーレス化を進めることは、紙の消費を抑えることになり、環境保護活動の一環にもなります。このような取り組みを実践することで、企業としての社会的価値を高めることにもつながります。

「e-文書法」とは

民間企業などでの文書の電子保存を認める法律で、2005年に4月に施行されました。

法的に保存義務のある文書は、これまでは紙の書類での保存のみが認められていましたがIT化や環境問題解決のため、紙をスキャンした電子データでの保存が認められることになりました。

保険業法、医師法、商法、法人税法など約250本の法律に対して適用されており、それぞれの文書によって異なる保存要件を満たす必要があります。

「電子帳簿保存法」とは

会計帳簿や国税関係書類を電子化して保存することを認める法律で、1998年に施行されました。

当初は電子データで作成した書類のみが対象となっていましたが、2005年のe-文書法の施行を受けて改正が行われ、領収書や契約書、請求書などはスキャナでの保存が認められました。一方、棚卸表、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類については、初めから電子データで作成した書類のみが電子保存の対象として認められています。

1.電子データの保存要件を確認する

請求書の電子化を行う際には、請求書の電子データの保存を「e-文書法」と「電子帳簿保存法」という法律に定められた要件にしたがって、行う必要があります。

※2022年1月施行の電子帳簿保存法の改正により、電子取引の場合には、請求書を紙で出力して保存することはできなくなりました。（２年間の猶予が認められています）

2.導入・運用コストに注意する

請求書の電子化に際して、請求書発行システムやクラウドサービスを導入する場合、導入時に初期費用が大きく発生することがあります。また、月額で運用費用がかかることもあるため注意が必要です。

さまざまなシステムやサービスがあり、それぞれ費用が異なりますので、必要な機能をよく吟味し、検討する必要があります。

3.紙での請求書を希望する取引先に配慮する

請求書の電子化は一般的になりつつありますが、まだ受け入れが難しい取引先もあると考えられます。その場合でも、電子請求書のメリットを理解してもらいつつ、対応が困難な取引先に対しては、引き続き紙の請求書を発行するなど、柔軟な対応をする必要もあります。