2022年1月に改正の電子帳簿保存法に要注意！
2022年1月～電子帳簿保存法の改正が施行され、国税関係帳簿書類や書類のデータ保存についてのルールが大きく変わります。
テレワークの普及と共に、多くの企業が帳簿書類等の電子化を進めていますが、法改正による規制や罰則の強化に伴って、適切に対応していく必要があります。
そこで本コラムでは、2022年1月以降の改正内容について詳しく解説し、企業の経理担当者が注意すべき点についてもまとめていきます。
1.電子帳簿保存法とは？
「電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）」とは、国税関係の帳簿書類等を一定の要件の下、電子データで保存することを認めた法律で、1998年に施行されました。電子帳簿保存法を略して「電帳法」とも呼ばれます。
本来、帳簿や書類は、原則として紙で保存することが法令で定められていますが、保存に関わるコストの削減や業務の効率化のため、特例として電子データでの保存が認められました。
電子帳簿保存法では、電子データの種類が 電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引 の3つに区分されています。
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿等保存とは？
「電子的に作成（Excel・システムなどで作成）した帳簿・書類をデータのまま保存」することで、具体的には、自身が会計ソフト等で作成した国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）、国税関係書類（貸借対照表、損益計算書など）を「電子データのままで保存する」というものです。
スキャナ保存とは？
「紙で受領・作成した書類を画像データ（PDF・jpgデータなど）で保存」することで、具体的には、相手から郵送・手渡しで受け取った請求書や領収書などを、「スキャンして保存する」というものです。
電子取引とは？
「電子的に授受した取引情報を電子データで保存」することで、具体的には、メールやシステムで受け取った領収書や請求書などを、「電子データで保存」することです。
2.2022年度改正の背景と目的
電子帳簿保存法は、1998年の施行以来、時代の変化に合わせて法改正が行われており、電子帳簿を導入する企業は年々増加しています。
近年では、スマートフォンの普及やテレワークの増加などに伴い、企業の業務も大幅に電子化の方向へ向かっています。また、同時期に開始される電子インボイスなどの制度によっても、業務のあり方は大きく変わると考えられます。
2022年度の改正では、こうした流れに伴い、多くの企業がデジタル化の波に乗り、生産性を向上できるよう、抜本的な要件の見直しがされることになりました。
3.改正の内容
今回の改正について、3つの区分にそって解説していきます。
電子帳簿等保存の改正内容
税務署長の事前承認制度の廃止
国税関係帳簿(仕訳帳、総勘定元帳 等)を電子データで保存する際の事前承認が不要になりました。
以前は、税務署長による承認が必要でしたが、事業者の負担軽減のため、事前承認は不要とされました。（電子的に作成した国税関係書類（Excel, Word等で作成した書類）を電子データで保存する場合も同様）
電子帳簿保存要件の大幅緩和
今回の改正により、電子帳簿保存法上で認められる電子帳簿は、優良な電子帳簿（以下「優良電子帳簿」とする）とそれ以外の電子帳簿（以下「一般電子帳簿」とする）の2つに区分され、一般電子帳簿については、最低限必要とされる要件が大幅に緩和されました。
| 保存要件概要 | 改正前 | 改正後 | |
|---|---|---|---|
| 優良 | 一般 | ||
| 記録事項の訂正・削減を行った場合には、これらの事項及び内容を確認できる電子計算処理システムを使用すること | 〇 | 〇 | – |
| 通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること | 〇 | 〇 | – |
| 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること | 〇 | 〇 | – |
| システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること | 〇 | 〇 | 〇 |
| 保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと | 〇 | 〇 | 〇 |
| 【検索要件1】取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること。（改正後、記録項目は取引年月日、取引金額、取引先に限定） | 〇 | 〇 | – |
| 【検索要件2】日付又は金額の範囲指定により検索できること | 〇 | 〇※1 | – |
| 【検索要件3】二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること | 〇 | 〇※1 | – |
| 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること | – | –※1 | 〇※2 |
※2 “優良”の要件を全て満たしているときは不要となります。
| 要件 | 優良 | 一般 |
|---|---|---|
| 訂正・削除履歴の確保要件 | 〇 | – |
| 相互関連性要件 | 〇 | – |
| 関係書類等の備付け | 〇 | 〇 |
| 見読可能性の確保 | 〇 | 〇 |
| 検索要件（検索機能の確保） | 〇 | – |
| 税務調査強力 | – | 〇 |
③優良な電子帳簿について過少申告加算税の軽減措置
一般電子帳簿の要件に加え、いくつかの保存要件を満たした電子帳簿は、「優良な電子帳簿」とされ、過少申告加算税が5%免税されます。（軽減措置を受けるためには、あらかじめ所轄税務署長に届出書を提出する必要があります。また、申告漏れについて隠蔽、または仮装された事実がある場合には適用外となります）
スキャナ保存の改正内容
税務署長の事前承認制度の廃止
スキャナ保存についても、電子帳簿等保存と同様、税務署長の事前承認が不要になりました。）
タイムスタンプ要件、検索要件等の緩和
主に以下の点について改正されました。
- 受領者等がスキャナで読み取る際、国税関係書類への自署が不要に
- 受領者本人がタイムスタンプの付与を行う場合の付与期間が延長
改正前：おおむね3営業日以内（「特に速やかに」との文言）
改正後：最長約2か月と概ね7営業日以内（「速やかに」との文言） - タイムスタンプ要件の緩和
電子データの訂正または削除を行った際、入力期間内（最長2か月と概ね7営業日以内）において、その電子データの保存を行ったことをクラウド等で確認できる場合は、それをタイムスタンプの付与に代えることができるようになりました。 - スキャナ保存が認められるための「検索要件」の記録項目が削減
検索要件の記録項目が、取引年月日その他の日付、取引金額および取引先に限定されました。また税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定及び項目を組み合わせて検索条件を設定できる機能の確保が不要となりました。
適正事務処理要件の廃止
適正事務処理要件とは、相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等のことです。今回の改正でこの要件は廃止されました。
スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の重加算税の加重措置が整備
スキャナ保存された国税関係書類に係る電子データを隠蔽、または仮装した場合は、その事実に関して生じた申告漏れ等に課される重加算税が10％加重されます。
電子取引の電子保存の改正内容
タイムスタンプ要件、検索要件等の緩和
スキャナ保存と同様に、以下のように改正されました。
- 受領者本人がタイムスタンプの付与を行う場合の付与期間が延長
改正前：（「遅滞なく」との文言）
改正後：最長約2か月と概ね7営業日以内（「速やかに」との文言） - 「検索要件」の記録項目の削減
「検索要件」の記録項目が取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先に限定されました。また税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定及び項目を組み合わせて検索条件を設定できる機能の確保が不要となりました。
また、小規模な事業者（基準期間（※）の売上高が1,000万円以下である事業者）は、税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めに応じることができる場合、検索要件の全てが不要とされました。
※基準期間
個人事業者：電子取引が行われた日の属する年の前々年の1月1日から12月31日までの期間
法人：電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度
電子取引の取引情報の保存方法について、紙出力による保存の廃止
これまでも原則として、電子データでの保存が必要でしたが、紙出力での保存も容認されていました。しかし、今後は全ての事業者に電子データでの保存が義務づけられました。
※2021年12月の財務省令により、2022年1月から2年間の電子取引情報については、一定の要件下でのみ、紙出力での保存が許容されることとなりました。
重加算税の加重措置の整備
スキャナ保存の場合と同様に、電子取引の取引情報に関して、隠蔽し、又は仮装された事実があった場合には、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が10％加重されます。
4.まとめ
今回の改正のポイントは、テレワークの普及などの時代の変化を背景に、要件の大幅緩和が進んだところにあります。
一方、電子取引情報の紙出力の廃止など、すべての事業者に対して確実な業務のペーパーレス化などの厳しい変化を求められるものもあり、各事業者に注意が必要とされています。
場合によっては企業全体として、業務のあり方やシステムの構築などを考え直さなければならなくなることもあると考えられます。
5.電子帳簿保存法に対応した電子保存サービス
電子帳簿保存法の改正について、社内で実際に対応していくのは、難しく、どのように帳簿を保存していけば良いかわからない、という経理担当者の方も多いかと思います。そのような方に、「GO!!電帳」という電子帳簿保存サービスをおすすめします。
今まで、会社の書類に関して、次のようなお悩みは、ありませんでしたでしょうか？
- 「書類の置き場が分からない」
- 「誰が管理しているか分からない」
- 「取引先に書類をメール送信するのが手間」
GO!!電帳は、これらのお悩みを全て解消でき、人材、紙代等のコストカットにもつながります。
さらに、GO!!電帳は他社に比べ格安で利用することができます。
もし、あなたが個人経営者なら、金額がさらに安くなる料金プランも実施中です。
この機会に、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか？
文書管理システム
の資料請求をする
3ヵ月無料‼