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電子帳簿保存法って何?

電子帳簿保存法とは何か?
Q&A形式でご紹介します。

電子帳簿保存法とは?

01電子帳簿保存法って何ですか?

「電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)」とは、国税関係の帳簿書類等を一定の要件の下、電子データで保存することを認めた法律で、1998年に施行されました。電子帳簿保存法を略して「電帳法」とも呼ばれます。

02電子取引の電子保存が義務化されるのはいつからですか?

2022年1月からは、既に電子取引にかかる情報の電子保存が義務化されています。
しかし、企業の準備不足等の理由で、2023年末まで宥恕(ゆうじょ)期間が設けられました。

03どんな書類が電子帳簿保存法による電子化対象になりますか?

電子帳簿保存法の対象になるのは、国税関係帳簿書類です。
国税関係帳簿書類とは[国税関係帳簿+国税関係書類]のことで、以下のような書類が該当します。

  • 国税関係帳簿
    仕訳帳、総勘定元帳、売上帳、仕入帳、固定資産台帳など
  • 国税関係書類
    決算関係書類(貸借対照表、損益計算書、棚卸表等、買掛金台帳 など)
    契約書、発注書、納品書、請求書 など

04電子取引とは何ですか?

「電子取引」とは、「取引情報のやり取りを電磁的方式で行う取引」のことを指します。
電子取引における取引情報の保存については、電子帳簿保存法第10条に定められており、具体的には、以下のような取引が該当します。

  • システム等を利用し、ネットワーク経由で書類をやり取りする取引
  • ECサイトなど、インターネットを経由して書類をやりとりする取引
  • 書類データを添付した電子メールによる取引

05電子取引の保存期間は何年間ですか?

帳簿書類は、紙による保存、電子保存のどちらの場合でも、一定の保存期間が定められています。

紙の場合と電子保存の場合とで保存期間が変わることはありません。

たとえば帳簿書類の保存期間は、法人の場合、確定申告書の提出期限翌日より7年です。電子取引の場合は電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで過去7年分のデータを保存しなければならないということになります。

また、青色申告で欠損金の繰越控除を受ける場合は、帳簿書類の保存期間は最長10年まで延びます。

062年間の経過措置中(2024年1月まで)に何をすればいい?

2022年4月以降は、電磁的記録の条件を満たせないやむを得ない事情がある場合のみ、従来通りの方法で処理することが認められています。それまでの間に、電子化に向けた取り組みを行い、2024年1月の猶予期間の終わりに備えなければなりません。

また、この電子化を行えないやむを得ない事情については、税務署への事前の届け出は必要ありません。

072年間の経過措置が認められる「やむを得ない事情」とは何ですか?

その時点までに要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難な事情等が該当する」こととされています。(「電子帳簿損法一問一答」問41-3(参考1))

適用にあたっては、税務調査の際などにやむを得ない事情について確認されることがあるため、現在の対応状況や、今後の電子化の見通しなどについてまとめておく必要があります。

この場合はどうなる?

01FAXは電子取引に該当しますか?

FAXは使用する機能により、電子取引に該当するかどうかが異なります。

書面をスキャンして送信し、それを書面で受領する場合は、書面取引という扱いになります。一方で、複合機などのFAX機能を介してデータを送受信する場合は、「電子取引」に該当します。

02メールで来た請求書は電子帳簿保存法の対象になりますか?

メールで届いた請求書は電子帳簿保存法の対象になります。
メールを使用した取引は、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当します。

そのため、請求書だけでなく、契約書や見積書、発注書、領収書、送り状など、その取引に関わる全ての書類が電子データ保存義務の対象となります。

03見積書がメールで届き、請求書が紙で届いた場合、保存はどうなりますか?

メールで届いた見積書は「電子取引に該当」するため、電子帳簿保存法にしたがって電子保存する必要があります。

一方、紙で届いた請求書は「電子取引に該当しない」ため、紙で保存することが可能です。

同じ取引の流れの中であっても、受け取る形式により、保存方法が異なります。

04自社サーバーで保管しても問題ないですか?

電子帳簿保存法の保存要件を満たすことができれば可能です。

具体的には以下の要件に注意する必要があります。

真実性の要件

以下の措置のいずれかを行うこと

  • タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
  • 取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)
  • 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
  • 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う

可視性の要件

  • 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  • 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
  • 検索機能を確保すること
※帳簿の検索要件①~③に相当する要件(ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②③不要)
保存義務者が小規模な事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索機能不要

これらの要件を自社だけで満たすことが難しい場合は、要件を満たすことの出来るシステムを利用するのがおすすめです。

対応しないとどうなる?

01電子帳簿保存法の対応を行わないとどうなりますか?

改正対応しない場合下記のような問題が発生する場合があり注意が必要です。

  • 10万円または65万円の特別控除の青色申告ができなくなる
  • 推計課税を課される
  • 追徴課税を課される
  • 100万円以下の過料を課される
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