1.コスト削減

企業におけるペーパーレス化のメリットのひとつに、まずコスト削減が挙げられます。多くの場合、文書を紙で管理していると、以下のようなコストが発生しています。

ペーパーレス化によって、これらのコストを減らすことができると考えられます。

2.業務効率化

ペーパーレス化のメリットとして、次に、業務効率化も可能であることが挙げられます。

3.資産の確保

紙の文書を保管するためには、保管場所が必要になります。文書を保管するための場所の確保の他にも、文書を収納するためのキャビネットやラック、ファイルや保管箱などの備品も揃えなければなりません。キャビネットが大きければ、転倒防止用品なども必要になります。

保管する文書の数が膨大になればなるほど、これらの備品を用意する費用の負担も増大していきます。

ペーパーレス化によってこれまで発生していた保管費用が不要になり、保管場所のスペースを別の目的に活用することもできます。

たとえば、自社の社員のリフレッシュスペースや会議室にしたり、シェアオフィスとして他社の社員に貸し出すといった活用方法もあります。

4.セキュリティ強化

紙の重要書類の情報漏洩を防ぐには、鍵のかかるキャビネットを用意するなどの対処が必要になります。また、書類の持ち出し方法や廃棄方法など、全ての社員にルールを徹底させなければなりません。

その他にも、紛失や盗難、汚損や、紙の経年劣化などで書類を失い、復元が困難になってしまうといったリスクもあります。

書類を電子化しておけば、重要な書類にはパスワードをかけることができ、また担当者ごとにアクセス制限・閲覧制限をかけることもできるため、より細かくリスク管理をすることが可能になります。

また、電子化された書類は劣化しないため、何度でも出力することができます。もしも個人のパソコンが壊れてしまっても、サーバー上にバックアップがあれば復元することもできます。

5.企業価値の向上

ペーパーレス化を進めることは、紙の消費を抑えることになり、森林伐採を減らします。

森林を保護することは地球温暖化を防止するために役立ち、環境保護活動の一環でもあります。

このように、ペーパーレス化を推進するということは、これからの持続可能な社会を目指すうえで必要不可欠なことであり、そのような取り組みを実践することで、企業としての社会的価値を高めることにもつながります。

1.導入コストがかかる

ペーパーレス化するためには、パソコンやタブレットなどの電子機器が必要となり、人数分の購入費用がかかります。

また、ハードウェアだけでなく、ソフトウェアやサーバーの費用などの必要になります。このような環境が用意されていない場合、初期のコストが負担に感じるかと思われます。

ですが、選択するサービスによっては、必要な機能を絞ることで、コストが抑えられることもあります。

また、長期的にみれば、印刷代や人件費等の削減ができることから、ペーパーレス化をした方が結果としてコストを削減ができると考えられます。

2.使う人のスキルによっては難しいことがある

社員のITスキルが低い場合、ペーパーレス化の障害になることがあります。

業種や職種によっては、デジタル機器の扱いに不慣れな方もいるため、電子文書を扱うことに戸惑いを感じる場合もあると思われます。

しかし、そのような場合については、事前に丁寧に研修を行ったり、紙の書類のように直感的に扱えるシステムを選ぶことで、スムーズな導入を促す方法もあります。

3.システム障害や故障のリスク

システム障害等への不安から、ペーパーレス化をためらう企業もあると思われます。

システム障害によってデータが失われたり、その間の業務がストップしてしまうのではないかという懸念があるかと思います。

しかし実際には、紙の文書で保管しておくよりも、文書データが紛失するリスクというのは小さいです。なぜなら、データ化された文書はサーバ上に保存することでバックアップすることができ、万が一の場合でも、バックアップデータからの復元が可能だからです。

1.必要性の理解

ペーパーレス化をしていくにあたり、まず重要なのが、経営層にペーパーレス化の目的を伝え、必要性を理解してもらうということです。

ペーパーレス化は会社の業務全体を大きく変えるため、経営層の理解なしには進めることができません。会社にとって、ペーパーレス化をすることでどんなメリット・デメリットがあり、業務がどう変わっていくのかを整理して伝えるようにする必要があります。

同様に、従業員の理解も重要になってきます。

実際にペーパーレス化された環境で働くのは従業員であるため、ペーパーレス化を会社全体で推進していくためには、現場の声には真摯に耳を傾ける必要があります。

ペーパーレス化を実現することで、長期的に見て業務の負荷が下がることなどを理解してもらい、従業員全体で目的意識を共有していく必要があります。

2.スモールステップ

すべての文書を一気にペーパーレス化しようとすると、従業員の負担が大きすぎるため混乱を招き、結果としてペーパーレス化が失敗する原因となります。

まずは少しずつ、スモールステップでの取り組み開始をおすすめします。部署単位、プロジェクト単位でのペーパーレスの取り組みを行うことです。

また、文書を次のような項目で分け、グループ別に整頓していくことも有効です。

このような段階的な取り組みを行うことで、ペーパーレス化の効果や利便性を実感でき、従業員の協力も得られやすくなると考えられます。

3.ツールの活用

ペーパーレス化を進めるためには、様々なツールの活用が必要になってきます。多くのサービスの中から、必要な機能をよく検討して選ぶ必要があります。

ここからは、ペーパーレス化でよく使われるツールについて説明していきます。