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2022年改正!!電子帳簿保存法~電子保存義務化対象書類と要件~

対象書類と適用要件

2022年に電子帳簿保存法の改正が行われ、電子取引の電子保存の義務化が開始されます。(※2021年12月の財務省令により、2022年1月から2年間の電子取引情報については、一定の要件下でのみ、紙出力での保存が許容されています)

こちらでは、電子帳簿保存法の対象書類と適用要件について、詳しく説明していきます。

1.電子帳簿保存法とは

「電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)」とは、国税関係の帳簿書類等を一定の要件の下、電子データで保存することを認めた法律で、1998年に施行されました。電子帳簿保存法を略して「電帳法」とも呼ばれます。

2.電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の対象になるのは、国税関係帳簿書類です。

国税関係帳簿書類とは、国税関係帳簿+国税関係書類のことです。

具体的には以下のような書類が該当します。

国税関係帳簿

仕訳帳、総勘定元帳、売上帳、仕入帳、固定資産台帳など

国税関係書類

決算関係書類(貸借対照表、損益計算書)
契約書、発注書、納品書、請求書  など

上記の国税関係帳簿書類について、電子帳簿保存法では、3つの区分にそって保存のルールが定められています。

  1. 電子データ保存(電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
  2. スキャナ保存(紙で受領・作成した書類を画像データで保存)
  3. 電子取引(電子的に授受した取引情報をデータで保存)

帳簿・書類の種類や、また、それらをどのように作成・受領したのかによって保存のルールが異なります。

まず、自社で帳簿・書類を作成した場合、1と2のどちらに該当するのか、下記の表にまとめました。(取引先から受領した「電子取引」書類の場合については後述します)

1.電子データ保存の対象になるもの

種別内容
帳簿最初から一貫してコンピュータを使用して作成した帳簿
例:仕訳帳、総勘定元帳
決算関係書貸借対照表、損益計算書、棚卸表など
計算、整理、決算に関して作成されたその他の書類

2.スキャナ保存の対象になるもの ※電子データでの保存も可能

種別内容
重要書類契約書、納品書、請求書、領収書など
(直接、資金の流れに連動するもの)
一般書類見積書、注文書、検収書など
(直接、資金の流れと連動しないもの)

3.電子帳簿保存の適用要件

2021年以前は、電子帳簿保存をするために、税務署長の事前承認が必要でしたが、2022年以降は不要となりました。

4.2022年からは「電子取引」の電子化が必要に!

これまでの電子帳簿保存法は、電子データでの保存を義務づけるものではなく、電子データの保存も可能であるというものでした。

しかし、2022年からの改正では、電子取引でやりとりされた取引情報(上記の表に該当する帳簿や書類)は、オリジナルの電子データでの保存が義務づけられることとなりました。

電子帳簿保存法における「電子取引」には、例えば以下のようなものが該当します。

電子帳簿保存法における「電子取引」の事例

  1. 請求書や領収書のデータ(PDFなど)をメールで受信した。
  2. Webサイトからダウンロードした領収書のデータ(PDFなど)や、スクリーンショット(画像データ)を利用した。
  3. クラウドサービス上で、請求書や領収書を授受した。
  4. クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用した。
  5. 特定の取引に係るEDIシステムを利用した。
  6. ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用した。
  7. DVDに記録された請求書や領収書のデータを受領した。

5.「電子取引」の保存要件

電子取引によりやりとりされた取引情報は、オリジナルの電子データで保存しなければなりませんが、「真実性の要件」と「可視性の要件」という、大きく分けて二種類の決められた要件を満たした形で保存する必要があります。

具体的な要件は以下のようになっています。

電子取引の保存要件

真実性の要件

以下の措置のいずれかを行うこと

  1. タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
  2. 取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)
  3. 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
  4. 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う

可視性の要件

  1. 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  2. 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
  3. 検索機能を確保すること

※帳簿の検索要件①~③に相当する要件(ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②③不要)
 保存義務者が小規模な事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索機能不要

(参照:国税庁 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf)

これらの要件を自社だけで満たすことが難しい場合は、要件を満たすことの出来るシステムを利用するのがおすすめです。

6.要件を満たしたシステムを探すには

電子取引を扱うシステムは複数ありますが、どのシステムを利用したらいいかわからないという方に、「JIIMA認証」という認証制度をご紹介します。

JIIMA認証とは、「公益社団法人文書情報マネジメント協会(JIIMA)」による認証制度で、市販されているソフトウェアやソフトウェアサービスのうち電子帳簿保存法の法的要件を満たしていると判断したものを認証しています。

このうち「電子取引ソフト」のリストで電子取引に係る保存要件を満たしたシステムを確認することができます。

国税庁:JIIMA認証情報リスト
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm

7.まとめ

電子帳簿保存法と、「電子取引」の対象書類や保存要件についてご説明しました。

ルールが細かく、難しく感じることもあるかもしれませんが、紙管理を減らし、電子化を進めていくことで、書類の保管に伴うコストの削減や、エコ活動にもつながります。

また、業務のあり方そのものを変えていくことで、企業全体としてのメリットも大きくなっていくのではないでしょうか。

当社が提供する「GO!!電帳」は、「電子取引」の対象書類や保存要件を満たしたシステムです。また、帳簿の電子化によりCO2がどれだけ削減されたかを視覚的に把握できるシステムです。電子化対応を行う際は、ぜひ検討してみてください。

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