1.まずはメールで連絡する

まずは、メールで未払いが起きていることを伝えましょう。

これらの事実を伝え、取引先の状況といつまでに入金が可能か確認しましょう。メールだと催促をした証拠が残り、取引先も確認しやすいです。取引先のうっかりミスで未払いが発生している場合は、メールでやりとりをした方がその後の入金確認のやりとりも行いやすいです。

取引先がうっかり忘れているだけならば、早急に対応してもらえるでしょう。メールを送った後は、落ち着いて1～2日は相手の確認を待ちましょう。

2.対応してくれない時は電話する

催促メールを送っても音沙汰がない場合や、入金すると返信が来たにも関わらず振り込まれていない場合は、電話しましょう。最初から電話をした方が直接伝えられていいと思われがちですが、口頭での連絡は言った言わないのトラブルを招きます。メールで対応してくれない場合のみ、電話で連絡するようにしましょう。

中には、メールが確認できていない可能性もあります。取引先が無視している前提で高圧的にならず、「メールをお送りしたのですが、ご確認いただけましたか？」と丁寧な対応を心がけましょう。

また、メールで入金すると言ったにも関わらず入金されていない場合は「どのような状況でしょうか？」と、まずは取引先の状況を確認してください。あくまでも感情的にならずに、「なぜ入金ができていないのか」理由を確かめる気持ちで尋ねましょう。

3.連絡しても入金してくれない時は催促状を送る

メールや電話をしても入金されない時は、催促状を送ります。催促状には、連絡をしたにも関わらず入金がされていないこと、定める日にちまでに連絡か入金をお願いしたい旨を記載します。

催促状は、入金をしてほしい旨を書面に書いて送付するものですが、法的な強制力はありません。そのため、催促状を送っても相手は無視することができます。

4.督促状を送る

催促状を送っても入金されない場合は、督促状を送ります。督促状は、催促状と書面の内容は変わりませんが、催促状よりも強制力を持っています。

より強制力をもたせるには、内容証明郵便を利用しましょう。内容証明郵便で送ると、送り主・宛先・内容・受け取った日付が残せます。督促状を送った事実を残せるため、受け取っていないと言い逃れることができなくなります。

内容証明郵便は、集配郵便局および支社が指定した郵便局で差し出せます。どこの郵便局でも利用できるわけではないので、予めお近くの郵便局で確認しましょう。

5.法的措置をとる

督促状を送っても入金されない場合は、法的措置も視野に入れなければなりません。未払いに対する法的措置には、以下のようなものが考えられます。

法的措置をとれば、確実に滞納分を支払ってもらえます。しかし、法的措置をとるには弁護士などの専門知識を有するプロの力が必要です。相談には費用がかかり、時間もとられます。