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【捺印】間違えたらどう訂正する?二重線だけじゃいけないの?失敗しないコツも

日本特有のハンコ文化ということで、業務のなかでは至るところに捺印をしていることかと思います。
日々押し続けているハンコですが、少し油断しただけでかすれたり逆になったりとミスをしてしまいますよね。

本コラムでは、下記の3点を解説していきます。

  • 正しく捺印を直す方法は?
  • NGな修正方法はあるの?
  • 上手に捺印するには?
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1.【捺印】訂正のやり方!コレをやれば書類の作り直しは不要

捺印をするときには、押す場所が違ったり逆に押したり、いろいろとミスをしてしまうときもありますよね。 正しく直せば、新たに書類を書き改めるなどといったことはせずに済みます。

もしも捺印を失敗してしまったら、その印影にボールペンなど消えないペンで二重線を引きましょう。 しかし線を引くだけではダメで、二重線を引いた印影に少し重なるようにしてもう1度同じハンコを押します。 重なるようにして押したハンコを「訂正印」と呼びます。 この訂正印を押したら、改めて正式な捺印をし直すことでOK。 捺印欄を間違えたということであれば、正しい捺印欄に押します。 押す箇所は間違っていなかったが逆さになった、などという場合には、そのまま隣に押しましょう。

こうした方法で修正をすれば、新たに書類を発行する必要はありません。

2.どんなときに訂正する?捺印を訂正するボーダーライン

契約書や請求書など、日々いろいろな書類にハンコを押すわけです。 何度も押していれば、多少かすれてしまったり、ほんの少しだけ曲がってしまったり、目立つほどではないというくらいのミスをすることもあるでしょう。
訂正をすることも手間なので本来は修正せずに済むのが一番なのですが、どのくらいのミスであれば修正が必要なのか、「間違いのボーダーライン」を解説していきます。

ボーダーライン①
多少ぼやけても文字が分かればOK

ほんの少しぼんやりとしている程度であれば、修正する必要はないでしょう。
ただ、蜃気楼を彷彿とさせるくらいぼやけていたり、文字が二重になっていたりという場合には、直した方がいいですね。
基本は文字がはっきり読めれば大丈夫ですが、横線が何本なのかなど分かりづらくなっていれば、直した方が無難です。

ボーダーライン②
多少の斜め程度であれば大丈夫

左右5度くらいの誤差であれば、少し斜めになってしまっても大丈夫でしょう。
逆さになっていたり完全に横向きになっていたりすれば修正が必要ですが、若干、気持ち程度の斜め具合であれば、そのままでも構いません。

ボーダーライン③
縁が欠けている程度なら修正不要

朱肉がよくついておらず、印影が少し欠けてしまったといったこともあるかと思います。
文字ではなく、外側の縁の部分が欠けている程度であれば、修正は不要でしょう。
やはり文字が読めなかったり文字が欠けていたりすれば問題なので、文字のところが欠けているようであれば、押し直すようにしましょう。

3.こんな訂正はダメ!ダメな捺印の訂正例

ダメな捺印の直し方を挙げていきます。「今までこのやり方で直してしまっていた」という方も、今後のためにチェックしておくことをオススメします。

NG修正①
二重線を引いて終わり

先ほど紹介した通り、失敗した印影に対して二重線を引き、そこに少し重ねるようにして、もう1度同じ印影を押します。
これは「本人が訂正したもの」と証明する意味もあります。
二重線を引いて終わりなのではなく、訂正印を押した後、もう1度正しく捺印し直しましょう。
二重線を引いただけで新たに捺印をするのはNGです。

NG修正②
失敗した捺印の隣にもう1度捺印をし直すだけ

繰り返しになりますが、二重線を引いて訂正印を押し、それからもう1度正しく捺印するというのが正しい手順です。
そのため、ミスをした捺印を放置したまま隣に新しく捺印をするのはNG。
捺印が2回されていることになるので、どちらが正しい捺印なのかも分からなくなってしまいます。
「これがミスをした捺印で、押し直したのがこれ」というように、認識できるようにしましょう。

NG修正③
同じところに重ねてもう1度押す

印影の一部がかすれてしまったからといって、同じ場所に全く重ねて捺印し直すこともやめましょう。
肉眼で見てもあまり分からないかもしれませんが、重ねて2回押すことで、朱肉が染みすぎて文字が太くなったり、枠がぼんやりしてしまったりします。
正確に重ねて押すということは難しく、多少ズレるというケースが大概でしょう。
元々の印影と違うと判断されれば、銀行などでは手続きをしてくれない場合もあるようです。
ギャンブルはせず、正しい方法で修正をするようにしましょう。

NG修正④
修正液を使うのもNG

修正液や修正テープなどで消すこともできますが、それだと正しい修正の仕方でないため、誰が直したものかわからなくなります。
「誰が修正したかわからない」ということから改ざんが疑われます。
確かに修正液を塗るだけということで楽なのですが、「雑な扱いをしている」という印象を相手に与えることにもなるでしょう。
企業に勤めている方であれば、取引先との契約など、ビジネスシーンのなかで捺印をするという場面も多くあるかと思います。
1人の社会人として「雑」という印象を与えないためにも、修正液は使わないことをオススメします。

NG修正⑤
電子署名の場合には修正してはならない

電子署名というものには、そもそも改ざんされないなどということを証明する目的があります。
そのため、紙の書類の場合には二重線を引いて訂正印を押すことで対応できますが、電子署名では新たに書類を発行し直すなどの対応が必要になります。
紙の書面と電子署名と、修正方法の違いを覚えておきましょう。

NG修正⑥
認印についている小さめのハンコは使えない

認印に「訂正印」として小さめのハンコが付属されていることがあります。
しかしこの訂正印というのは簿記や社内文書などの訂正に使うものであって、ハンコそのものの訂正には使えません。
同じ名前のハンコとして流通していますが、使い道は全く違うので注意しましょう。

4.訂正しなくていいように!失敗しない捺印の仕方

捺印は失敗しないということが一番です。
失敗しない捺印のやり方、捺印のコツや気を付けるべき点を紹介していきます。

コツ①
親指と人差し指、中指の3本で持つ|朱肉につけるのは2~3回

ハンコは必ず利き手で押すようにして、親指と人差し指、中指で持ちます。
朱肉は2~3回ポンポンとつけ、上下左右を間違わないようチェックしてから捺印します。
逆の手を利き手に添えるのもいいですが、書面自体がズレる可能性もあるので、書面を押さえることも重要です。
ハンコの真上から力を入れることで全体に力が加わり、きれいに押すことができます。

コツ②
硬い面の上ではなく、捺印マットを使って押す

硬い面の上だったり台が不安定だったりすると、それだけで力が均一に伝わらないようになり、上手く押せなくなります。
面倒に感じるかもしれませんが、捺印マットを使用することで、適度な柔らかさのあるところで押せるようになり、きれいに押すことができます。
コツ①でも説明しましたが、欠けたりこすれたりというのは力が均一に伝わっていないことが原因のひとつですので、押す台の硬さなども気にしてみましょう。

5.まとめ

失敗した捺印に二重線を引き、捺印に少しかぶせるように同じハンコを押すことで、正しい修正の仕方ということになります。
少し斜めになっている、印影の縁がかすれている程度であれば、修正はいらないと判断しても良いでしょう。
日本特有のハンコ文化でもあるので、面倒に感じるかもしれませんが、捺印マットなどグッズを用意して対策するのも大切です。

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ぜひ一度、ご検討いただければ幸いです。

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