メリット①
ハンコのためだけに出社、という無駄がなくなる

最近ではコロナ禍の影響もあり、テレワークをメインにお仕事をしているという方も増えています。
テレワークであるからには、日本中どこにいても業務にあたることができます。
しかし、いくらどこにいても仕事が出来る時代といっても、書類にハンコが必要であれば、そのためだけに出社しなければいけません。
正直、効率化と言われているこの時代に、こんなに効率の悪いことはありませんよね。
脱ハンコをクリアすることで無駄な時間を無くし、より社員の業務効率化を図ることができます。

メリット②
脱ハンコに伴う文書の電子化で、セキュリティ対策に繋がる

脱ハンコが進めば、それに伴って書類の電子化も進むはずです。
書類が電子データとして扱われるようになれば、紙のまま外に持ち出すことは無くなるので、紛失の危険も回避できますし、改ざんの対策にもなります。
電子データとしてセキュリティの対策を打つことができるので、“コンプライアンスの強化”にもなるでしょう。

メリット③
印刷代、用紙代、倉庫代などコスト削減に繋がる

脱ハンコと書類の電子データ化が進めば、それだけ紙として印刷することはなくなります。
そのためペーパーレスが進み、印刷代、コピー用紙代、書類を保管する倉庫代といった、書類関係のコスト削減をすることができます。
また印刷にかかる手間も省けるようになるので、従業員の負担が低下することも予想されます。

デメリット①
企業によっては業務フローの再検討が必要

脱ハンコを進めるにあたって、捺印業務を電子化することによって、業務フローを再検討しなければならなくなることもあるでしょう。
企業の規模が大きければ大きいほど、情報共有に時間がかかりますし、負担は大きくなります。
導入してからの混乱を防ぐためにも、導入の前から具体的な情報共有をして、従来の作業から何が変わるのかなど、説明しておきましょう。

デメリット②
システムの導入にはコストがかかる

脱ハンコを実現するためには、ただハンコを押さなくすればよいだけ、ということではなく、電子署名のできるシステムを導入することで、実現できるわけです。
そうしたシステムを導入するためには、当たり前ですがコストがかかります。
確かに脱ハンコを進めれば、一人ひとりの生産性は向上するでしょう。
しかし、上がった生産性以上にシステム導入のコストが痛手となっているのだとしたら、この脱ハンコの動きは不要だったのではとも思えます。

不動産関係のものなど、紙のままで文書を残しておくことが義務になっている業種もあります。
そのため、そもそも自社に脱ハンコは必要なのか、という部分を検討することも重要なポイントです。

【必要派】契約書を扱うことが多く、生産性向上を目指すなら脱ハンコ

多数の取引先がいて、それぞれに紙の契約書を発行していたり、それぞれに押印をしていたりする場合、脱ハンコを進めることで、かなりの生産性向上を見込めるはずです。
そして一番重きを置くべきなのは、「取引先が脱ハンコへの理解があるか」という部分。
もし取引先も脱ハンコをしていたり、あるいは脱ハンコに理解のある相手だったりしたら、なおさら脱ハンコの必要性が増してきます。
ハンコを押すために取引先を訪問し、書類を取りに帰社したと思えばまた取引先を訪問する、という流れを打破できます。
デジタルのやり取りのみで押印などの作業が完結すると思えば、これまで何時間もかかっていた手続きが数分で終わる、なんてこともあるかもしれません。

【不要派】取引先から脱ハンコの理解を得られない

やはり、脱ハンコを進めるにあたっての最大の壁は取引先。
自社内のことについては、用意をしてしまえばいくらでも「脱ハンコを導入しよう」という判断は可能です。
しかし、いくら自社内で脱ハンコの用意をしていても、取引先が脱ハンコに理解を示してくれなければ、紙での取引と電子データでの取引が混合して、より業務の効率が下がってしまう原因になります。
脱ハンコへの取り組みというのはコストのかかることなので、簡単に脱ハンコを導入しろと強要することもできません。
取引先との連携がとれてこそ脱ハンコのメリットが存分に発揮されますので、取引先から反対の意見が出た場合には、無理に導入をしないというのも一つの方法です。