すぐに謝罪する

請求書の内容に間違いがあることが発覚した場合は、すぐに謝罪しましょう。原因の究明や請求書の再発行など、やるべきことがたくさんあるため、混乱してしまいがちです。

しかし、先方から指摘を受けた場合は迅速な対応が求められます。メールで請求書の間違いを指摘された場合は、謝罪の文面を送ったうえで、すぐに請求書の再発行を行うことを伝えましょう。

また、その際は間違っている箇所と正しい内容について確認しておきましょう。先方との内容の齟齬をすり合わせておかなければ、再度間違える可能性があります。電話でも同じように、まずは謝罪をしたうえで請求書内容の確認を行ってください。

また、先方から指摘を受ける前にミスに気づいた場合は、請求書に誤りがあることを伝えた上で謝罪する必要があります。その際は、間違っている内容と正しい内容を明記し、謝罪したうえで正しい請求書をすぐに送付するようにしましょう。

再発防止策を明記する

謝罪メールを行う際は、再発防止策も併せて明記しておくと良いでしょう。請求書のミスが発覚すると、「しっかりしていない会社かもしれない」と信用を失う可能性があります。

再発防止策を伝えるかどうかで、会社の印象は異なります。先方に誠意を見せるためにも、今度どのようなことに注意し、ミスをなくすのかを明記しましょう。

お詫び状を作成する

請求書の間違いが発覚した時には、お詫び状を作成しましょう。お詫び状は以下の構成で作成するのが一般的です。

謝罪内容や再発防止策については、お詫び状の中にも記載するようにしましょう。紙でやりとりを行う際は、正しい請求書を渡す際に同封します。メールで請求書のやりとりを行っている場合は、メールにてお詫び文を送りましょう。

請求書の再発行は必須

請求書の内容に間違いがあった場合は、訂正したものを送るのではなく、必ず再発行しましょう。資料など仕事上の情報共有などを行う書類などであれば、間違った箇所を二重線で訂正しても支障はありません。

しかし、請求書は会社のお金にまつわる大事な書類です。税務調査が入った際は、請求書でお金を受け渡した証拠を確かめる機会もあります。そのため、請求書の内容は正確に記載する必要があります。二重線など、訂正した後が残ってしまうと、故意に改ざんしたと疑われるかもしれません。

再発行だとわかるように明記する

請求書を再発行する時には、ひと目で再発行したものとわかるように作成しましょう。しっかり読まないと再発行したものとわからない状態では、二重請求や二重払いにつながります。二重請求や二重払いが起こると、返金処理などの手続きが必要になります。双方、請求書の対応が増えてしまうため、必ず再発行時には再発行とわかるように明記しましょう。

タイトル部分に「再発行」と明記するほか、請求書に「再発行スタンプ」を押すのも一つの方法です。再発行の文字がすぐに確認できる状態であれば問題ありません。

また、備考欄に再発行した理由や経緯を入れておくと親切です。万が一、税務関係で請求書を確認することになった際も、再発行した理由や事実をすぐに確認できます。

請求書番号に枝番を振る

請求書を再発行する時には、一度目に発行した請求書番号に枝番を付ける形で違いを明確にしましょう。請求書番号を同じものにしてしまうと、一度目に発行したものとの区別がしづらくなります。再発行後の管理も難しくなるため、枝番を振る形で二度目に発行したものとわかるようにするのが最適です。

枝番をつける方法は、「20230819-1」というような形がわかりやすいです。発行側も一度目の発行分と続けて管理がしやすく、パソコン上で管理をする場合にも都合が良いでしょう。

社内で厳重にチェックする

請求書の再発行時は、一度目の請求書よりも厳重にチェックしましょう。再発行でミスが起きてしまっては、会社の信用問題に関わります。どれだけ謝罪をして再発防止策を明記しても、すぐにミスをしているようでは不信感を与えてしまいます。言葉と行動が一致しない会社と思われてしまうため、再発行時のミスは絶対に避けたいところです。

経理担当者一人で確認をするだけでは、再びミスをする可能性があります。上司や責任者に確認を依頼し、二重、三重にチェックするようにしましょう。

ダブルチェックを行うようにする

請求書業務は、月末にかけて大量に行う場合が多いのではないでしょうか。請求書の内容は会社によって異なるため、複数の請求書発行を同時に行う状況では、ミスが起こりやすくなります。社内でダブルチェックを行うことを徹底すれば、間違いがあった場合でも取引先に送る前に訂正できます。

ダブルチェックを行う場合は、上司やその取引に関係している方に確認してもらうのがよいでしょう。複数の請求書をダブルチェックするとなれば、それだけ請求書業務に時間と人員が割かれてしまいます。しかし、ミスを起こした後の対応や取引先への信頼を失うことを考えれば、厳重なチェック体制は必須です。

請求書発行システムを導入する

根本的なミスを減らすためには、請求書発行システムや帳簿作成してくれるシステムを導入するとよいでしょう。社内でダブルチェックを行っていると、月末になる度に請求業務で手間と時間がかかってしまいます。経理担当者が一つ一つ手作業で発行している状態では、どれだけ気をつけていても人為ミスは起こるものです。

その点、システムを導入すれば請求書発行の入力補助機能により、請求書業務を効率化でき、ミスを減らせます。管理もしやすくなるため、経理担当者の負担を減らせるでしょう。業務効率化が実現でき、取引先に迷惑をかける心配がなくなります。