送付状（添え状）を同封する

請求書に限らず、企業同士で紙の書類をやり取りする際には、送付状を同封するのがマナーと言われています。

送付状には、送付物の内容が請求書であるということを明記し、季節のあいさつを添えます。さらに、請求書を発行した担当者の名前と連絡先も書いておきます。

担当者の連絡先は、請求書に何らかの不備があった際や、先方からの支払いに関する連絡時などに必要となります。必ず明記しておきましょう。

封筒に入れる際の注意

請求書の郵送の際には、封筒も適切なサイズを用いる必要があります。一般的なサイズは125mm×235mmのもので「長形３号」と呼ばれるものです。覚えておきましょう。

書類は三つ折りが基本です。宛名が記載されている部分を上に折ります。そうすることで、相手が封を開けた際に、最初に宛名を目にすることができるようになります。

請求書は金銭のやり取りに関わる重要な書類であるため、中身の透けにくい封筒を使用することも大切です。

封筒の表には、「請求書在中」の文字（スタンプなどでも可）を入れ、大事な書類であることをわかりやすくしましょう。先方が他の書類と混同してしまわないようにすることで、確実に支払い処理をおこなってもらうことにもつながります。

送付先が取引先の社名や部署名である場合は、宛名に「御中」を、担当者宛ての場合は「様」をつけます。

また、関係者以外に開けられないように、封をした上から「〆」「封」「緘（かん）」といった印を書いておきます。

普通郵便を利用する

請求書は信書の扱いとなるため、原則として「普通郵便」を利用します。

信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」として郵便法及び信書便法で定められている文書のことで、請求書の他にも契約書や納品書などがそれに当たります。

郵便法４条２項において、日本郵便株式会社以外の者が信書の送達を業としてはならないとされているため、請求書を送付する際には「郵便」または「信書便」で送ります。

郵便法には罰則があり、万が一これら以外の方法で送付してしまうと、3年以下の懲役または300円以下の罰金が科されることになります。また、このルールを知らないことにより、企業としての社会的信用を失うことも考えられます。

しかし、以下の条件を満たす場合には、信書でも郵便以外の方法で送ることができます。

たとえば、通販サイトなどで商品を購入した際に、商品と一緒に納品書や請求書が同封されているケースが上記に当たります。

提出期限を確認しておく

請求書の送付タイミングによっては、取引先の経理処理が間に合わずに、期日までに支払いをおこなってもらえなかったり、取引先に迷惑をかけてしまう場合があります。そのため、請求書をいつまでに送ればいいのか事前に確認しておくことが必要です。

特に取引先が、決裁までに時間がかかりがちな大手企業の場合には、提出期限までに最低でも1週間以上の余裕を持っておくべきです。もしも請求書の送付が遅くなる場合には、前もって先方に連絡し、先にFAXやメールでデータを送って後から原本を送付するなどして対応しましょう。

取引先に対する配慮を忘れずに、早めに作業をおこなうことが大切です。

請求書封入用の機械を導入する

書類を封入する際に、封入封緘機（インサーター）を使うという方法があります。これは、書類を折って、封筒に入れ、印刷する、という一連の作業を自動で行なってくれる機械のことです。

手間が節約されることはもちろん、人の手を介さないため、コストカットやセキュリティ対策にもなります。

一方で、高額な機械であるため、導入コストがかかるという問題点もあります。

郵送代行サービスを利用する

郵送代行サービスを利用するという方法もあります。請求書の印刷から封入、宛名書き、郵送までの作業を代行してもらえるというサービスです。

基本料金に加えて1通200円前後という、比較的安価で利用できるというメリットがあります。また、請求書の郵送だけでなく、他のサービスが付帯していることもあります。

デメリットとしては、外部の人間に情報が漏洩するリスクがあることです。信頼できる業者を慎重に選定する必要があります。

FAXを利用する

請求書の送付を効率化するために、FAXを活用する方法があります。

請求書は原本を郵送するのが基本ですが、FAX送信をおこなえば、請求内容や金額を早めに取引先に知らせることができます。先方の締め日の都合など、原本を待っていては支払いが間に合わない場合など、緊急の際にはFAXを利用するとよいでしょう。

請求書は発行が義務付けられているものではないため、FAXだけで送付することも法律上は問題ありません。

ただし、ビジネスマナーとして、一般的に請求書の発送をFAXのみでおこなうのはおすすめできません。あくまで先方からすぐに送ってほしいと求められた場合など、緊急の場合のみに限定しておくべきでしょう。

FAX送信のあとには、きちんと請求書の原本を郵送するようにしましょう。

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請求書をFAX送信する際の注意点

電子メールで送る

業務効率を上げるために、企業によっては電子メールを活用しているところもあります。

請求書をメールで送信する際は、一般的にPDFファイルにして送信します。請求書を改ざんされないような形で送る必要があります。

また、開封時にパスワードが必要になるように設定し、パスワードと書類とを別々のメールで送るなど、セキュリティ面での工夫が必要です。

このような工夫をする必要はありますが、紙で書類を管理して郵送するよりも、電子データで管理する方が、手間もかかる時間も少なくて済みます。

電子メールであれば、会社にいなくても送付が可能なため、リモートワークにも対応しやすくなります。

また、電子化をすすめることで紙の使用を減らし、環境保全にも役立つというメリットもあります。

専門システムやクラウドサービスを導入する

専用のサービスを導入して、請求書を完全に電子管理する方法もあります。

電子請求書であれば、紙の書類の保管場所が必要なくなることはもちろん、システム上での書類の検索なども容易になり、業務効率化につながります。

また電子メールによる送付と比較しても、セキュリティ面で安心できるというメリットがあります。