請求書をFAX送信する際の注意点
請求書を送付する際は、郵送やメールを使用するのが一般的ですが、急ぎの場合など、FAXで送りたいという時もあるかと思います。今回は、請求書をFAX送信する際の注意点についてご説明していきます。
目次
1.そもそも請求書をFAX送信しても良いのか？
法的に問題はない
そもそも請求書をFAX送信することは法的に問題ないのでしょうか？ 結論から言うと、請求書をFAX送信することは法的に問題ありません。
実は、受け取る企業と送る企業のそれぞれで合意があれば、請求書の形式が紙の形であってもFAXであっても良いのです。
法的には請求書を送付しなければならないというルールはなく、あくまで取引を行う企業同士の認識を一致させるための書類として存在しているに過ぎないのです。
2.FAX送信の場合の原本の扱い
請求書をFAXで送った場合、原本の扱いはどうなるのでしょうか？
請求書は原則として原本で保管しなければなりません。取引先に請求書をFAX送信したあとは、後から請求書の原本を郵送などで送ることが必要になります。
3.FAX送信の場合の送付状の書き方
FAXで請求書を送付する場合、いきなり請求書単体で送信してしまうと、相手方に失礼になります。
ビジネスマナーとしての意味はもちろんのこと、紛失や抜け漏れを防ぐという意味でも、送付状を一緒に送信すると良いでしょう。
FAXで送る送付状では、一般的に以下の項目を使用します。
- 送付日時
- 宛先
- 差出人と会社名
- 差出人の連絡先
- 件名
- 請求書の概要
- 請求書の枚数
その他、急ぎである場合や、確認して欲しい点がある場合などは、その旨を併記しておきます。後から原本を送る際に、いつ頃到着するかなどの連絡をいれておくとさらに親切になります。
文例
拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが下記の書類をお送りします。ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます。 敬具
記
・請求書 〇月分 １通
備考
・〇月〇日頃までに原本をお送りいたします。
以上
4.FAX送信の際の注意点
確認の電話を行う
FAXは送信エラーなどがつきものです。FAXで請求書を送った後は、念のため、送信先の会社に電話連絡をするなどして、きちんと送れているか確認をすると良いでしょう。
5.請求書は電子化してデータで送ると便利
これまで、企業間で請求書を紙で印刷して郵送することが当たり前でした。しかし近年、リモートワークなどの推進により、請求書のペーパーレス化が進んでいます。
文書作成ソフトや請求書発行システムで作った請求書をPDFファイルにしてメール送信したり、クラウドサービスなどを活用して相手先とファイルを共有しダウンロードしてもらったりするなど、さまざまな方法があります。
このようなサービスを利用すれば、簡単に請求書を相手先と共有でき、また発行時のミスも軽減できるなど、多くのメリットがあります。
一方で導入時のコストがかかることや、業務フローに慣れるまで時間がかかるなどのデメリットも存在するため、導入する際にはどんなサービスが自社に合っているか、じっくり検討していく必要があります。6.まとめ
これまで説明してきたように、請求書をFAX送信する際には注意すべき点がありますが、請求書を電子化することで解決できる点もあります。
紙の請求書と電子請求書のメリット・デメリットを踏まえながら、今後の業務について検討してみてはいかがでしょうか。
請求書を電子化する場合は、弊社のGO!!電帳というサービスが便利です。ぜひご検討していただければと思います。
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