バックオフィス業務の効率化を行うことのメリット
近年、IT化などの推進により、さまざまな業務の効率化が行われてきています。なかでも、企業を内側から支える仕事であるバックオフィス業務の効率化が注目されています。
本記事では、企業がバックオフィス業務の効率化を行うことのメリットや、効率化の方法について解説していきます。
1.バックオフィス業務とは？
「バックオフィス」とは「後方支援」を意味し、対義語は「フロントオフィス」といいます。フロントオフィスが企業の売上や利益に直結する業務であるのに対し、バックオフィス業務とは、企業活動の中で、直接利益を生まない業務のことを指します。
具体的には、営業部門や顧客窓口などの、顧客と直接やりとりをする部門が「フロントオフィス」にあたり、「バックオフィス」に該当するのは、以下のような業務です。
バックオフィスに該当する業務内容
- 経理
企業のお金や、その流れを管理する業務。
日々の支払・請求などの出納業務や決算などを担当する。 - 財務
予算管理や、資産運用などを行う業務。企業により、経理と兼任することもある。 - 人事・労務
社員に関する手続きを行う業務。採用や、入社・退職・部署移動等の手続き、給与計算、研修や社員の評価などを行う。 - 総務
社内環境の整備など、企業全体に関わることを行う業務。オフィスの備品管理や社内規定の整備、社内行事の企画など、業務範囲は多岐にわたる。企業により、経理や一般事務と兼任することもある。 - 一般事務
社内の業務を円滑に進めるための業務。データ入力やファイリング、来客対応などを行う。営業部門の補佐を行うこともある。
バックオフィスは直接利益を生み出さない部門であることから、フロントオフィスに比べて軽視されがちですが、このように企業活動において重要な機能を持っています。バックオフィス部門がなければ、企業活動を行うことそのものが難しいのです。
そのため、企業全体に影響を及ぼすバックオフィスを効率化することで、企業全体の生産性を高めることができると考えられます。
2.バックオフィスを効率化する方法
バックオフィスを効率化するには、以下のような方法があります。
それぞれ、具体的に解説していきます。
紙の書類の電子化
いわゆる「ペーパーレス化」という、紙の書類をなくし、代わりに書類を電子データで管理するという方法があります。近年、環境問題やコスト削減を理由に取り組む企業が多くなっていますが、2022年1月の「電子帳簿保存法」の改正により、ますます電子化の流れが加速すると考えられています。
紙の書類を電子化することで、以下のようなメリットがあります。
- コスト削減
文書を紙で管理していた場合に比べて、印刷代や文書の管理にかかっていた費用を削減できます。 - 業務効率化
電子データであれば間違いの修正も容易になり、データの保管や検索も簡単に行えます。またデータのやり取りがスムーズに行えるため、社内稟議や社外との取引も効率化されます。リモートワークもしやすくなります。 - 資産の確保
文書を保管するための場所代を節約したり、空いたスペースを貸与したりするなど有効活用できます。 - セキュリティ強化
電子データは紙の書類のように汚損や紛失をすることがなく、データが壊れてしまっても復元できるなど、リスク管理がしやすくなります。 - 企業価値の向上
ペーパーレス化をすることで環境保護活動に取り組むことになり、企業としての社会的価値が向上することになります。
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ツールなどを利用した業務の自動化
繰り返し作業や単純作業など、定型的な業務については、人の手で行うよりもツールなどを使用して自動化するほうが、作業時間の短縮やミスの削減につながります。
たとえばExcelで同じような形式のデータの入力や簡単なチェック作業などを行っていた場合は、VBAを利用してツールを作成することもできます。
またRPA（Robotic Process Automation）などのツールを利用する方法もあります。RPAとは、これまで人間のみが行えると想定されていた作業や、もっと高度な作用を、AIや機械学習などの技術を活用して代行する取り組みです。
自社の予算や業務スタイルにあった手段を選択するとよいでしょう。
自社で必要のない業務のアウトソーシング
バックオフィス業務は企業にとってなくてはならない業務ですが、前述してきたとおり、企業にとって直接の利益を生み出す部門ではないため、これらの業務に時間をとられることで、直接利益を生み出すフロントオフィス業務がおろそかになってはいけません。
そのため、本当にその業務を自社で行う必要があるかどうかを見直し、自社で行う必要がないと考えられる業務については、外部のリソースを活用することも検討するとよいでしょう。
アウトソーシングを利用することで、例えば営業社員が経費精算や請求書の作成などの事務処理に追われずに、取引先との商談に注力できるなどのメリットがあります。
3.バックオフィスを効率化するメリット
これまで述べてきた方法により、バックオフィスを効率化していくと、以下のようなメリットが生まれます。
業務の属人化を防止
バックオフィス業務は専門的な知識が必要な業務も多く、特定の人だけがその業務を行うことで、業務の属人化が起こりがちです。しかし、業務の効率化を図ることで、特定の人しか作業を行えないという状態をなくしていくことができます。
具体的には、マニュアルを作成し、ペーパーレス化やツールの導入によって、誰でもその業務を行えるようにするということが考えられます。
ヒューマンエラーの防止
業務を整理し、ツールなどを導入することは、ヒューマンエラーの防止にもつながります。自動化することで人の手が介入する部分を減らせば、その分、人が原因のミスはなくなります。
またその職場の仕事を特定の人だけでなく、多くのメンバーで共有することになるため、チェック体制も整えることができ、同時に業務の偏りを減らすこともできます。
残業時間の削減
バックオフィス業務を効率化することにより、業務時間の短縮につながり、残業に伴う人件費などのコスト削減につながります。
また、残業時間が減れば社員のワークライフバランスも向上し、通常業務においてよりよいパフォーマンスを発揮することが期待できます。
4.まとめ
これまで述べてきたように、バックオフィスは企業にとってなくてはならない業務であり、そのバックオフィスを効率化していくことのメリットは多くあります。
このようなメリットにより、企業の生産性を向上させることができると考えられます。
弊社のGO!!電帳というサービスを利用すると、ペーパーレス化や取引先とのデータのやり取りを簡単に行うことが出来、バックオフィス業務を効率化することができます。
ぜひ一度、ご検討いただければ幸いです。
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