1.運用システムの選定ポイント

前回のコラムでも説明してきましたが、電子帳簿保存法の運用システム選定のポイントは下記のとおりです。

これらの視点でシステム選定をしなかった場合、導入したシステムが使いづらく業務効率が悪い、社内に浸透しない、ワークフローの設定などの運用がたいへん、システムの社内教育や保守のコストが、当初想定した以上にかかる等の問題が後から生じてきます。

下図は、IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」様の企画によるインターネット調査の結果です。（※）電子帳簿保存法へ対応する仕組みを導入したことで生じた困りごとについて、中小の導入済企業において、38.1％が業務の二度手間が増えたと感じています。次にシステムが使いづらい、業務フローが社内に浸透しづらいがそれぞれ23.8％あるという結果です。

2.「GO‼電帳」とは？その特徴について

「GO!!電帳」は、金融、流通のシステム開発で長年の実績がある、株式会社ユーエスエスが提供している電子帳簿保存法の運用システムです。
もともとは電子帳簿保存法の自社対応のためにシステム開発を行ったものを、社内で蓄積したノウハウを実装して外販向けに提供しているシステムで、様々な他社に無いユニークな特徴を持っています。また、圧倒的な低コストシステムで提供されています。TV CMでも宣伝されていますね。
以下に、このシステムの特徴について解説していきます。

(1) 抜群の使い易さで「かんたんれす」の実現！

システムの第１の特徴は、下の図にあるように「かんたんれす」というキーワードで、抜群の使い易さから「かんたんに、ペーパーレスをはじめ無駄なものをレスできる」ことです。具体的には、郵送代が激減した、バインダーが半分になった、複合機台数が半分になった、社内承認が携帯で可能で時間節約できた等があります。

(2) 電子帳簿保存の機能＋クラウド保存のファイルサーバー機能を有している唯一のシステム

「GO!!電帳」の他のシステムに無いユニークな特徴は、電子帳簿保存の機能に加えて、クラウド保存のファイルサーバー機能があることです。
その結果、下図のように請求書、領収書の承認、発行処理だけでなく、そもそも帳簿の原本管理や取引に関連する企画書、稟議書など社内全ての書類をクラウド上に一元管理して関係者で共有することができます。
もちろん、電子帳簿保存に登録した帳簿書類は、法令の保存要件や検索要件を完全に満たします。
この二つの機能があることで、かんたんに不要なものをレスする「かんたんれす」効果に加えて、災害時などの会社の重要情報保護などBCP （Business Continuity Plan）対応を含め、真の生産性向上につなげることが可能となります。

GO!!電帳のシステムでは、電子帳簿保存の機能とクラウド保存のファイルサーバー機能は、下記のようにメニューの最初の画面で２つに分かれています。

(3) 帳簿の保存から稟議、ワークフロー、相手先への送信までシームレス連携が可能

加えて下図に示すように、電子帳簿保存の機能とクラウド保存のファイルサーバー機能が連携して、ワンシステムで電子帳簿保存法に対応した取引先との帳簿の保存から稟議、ワークフロー、相手先への送信までシームレスに連携できる特徴を有しています。

(4) 「メール送信のみで電子保存が可能」など便利機能の実装

更に、「メール送信のみで電子保存が可能」なこともとてもユニークで便利な機能の一つと言えます。

さて、「メール送信のみで電子保存が可能なこと」とは、どのようなメリットがあるのでしょうか？一般的に取引において、システムを利用して伝票の送受信を行う場合は、受信側で指定したシステムにログインして伝票を登録するなどの手続きが必要となります。しかしながら通常、取引先毎にシステムが異なることが多く、煩雑で手間がかかるという声を聞きます。
GO‼電帳は、下図のように、取引先の情報設定時に、GO‼電帳専用の受け取り用のメールアドレスを発行できます。従って、取引先の会社が電子帳簿を自社あてに送信する場合は、発行されたメールにてGO‼電帳専用の受け取り用のメールアドレスを指定するだけで、自動的にGO‼電帳のシステムに取り込みすることが可能になります。

(5) スキャナーからの電子保存の利便性

この機能の別の便利な使い方として、スキャナーからの電子保存があります。
取引先から紙文書で受領した帳簿を、複合機などのスキャナーから直接、GO‼電帳のシステムに取り込むことができます。
具体的には、複合機においてスキャンした文書データの送り先をGO‼電帳専用の受け取り用のメールアドレスにするだけで、自動的にGO‼電帳のシステムに送信されます。
スキャナーからの電子保存する紙の枚数が多い場合、あるいはまとめて文書登録する場合、メリットが大きいと言えるでしょう。

さらに、スマホで撮影した請求書も、GO‼電帳専用の受け取り用のメールアドレスにメール送信すれば、自動的にシステムに取り込まれ、稟議などのワークフローに進むことができます。外出先からでも対応できて、効率化が図ることができます。

(6)「AI-OCR」（オプション）の実装

オプション機能として、「AI-OCR」機能が実装されています。（2024年4月予定）

取引先から受取った書類をオプションのAI-OCR機能(定型、非定型）を使い、登録時に自動で必要情報のデータ化が可能になります。

下の例は、定型の文書に対して、事前に作成した帳票テンプレートの座標を基に、読み取りの範囲を指定してデータ化する方法（定型）になります。
また、あらかじめ読み取りの範囲を指定しない方式（非定型）で、自動データ化することも可能です。書類の中からAI‐OCR読取項目に合致する可能性の高い項目を抽出します。 精度・応答速度が定型に比べ落ちますが、事前に帳票テンプレートを作成する必要はありません。
金額や取引先名、取引日などの必要情報を自動読込ができ、内容の確認だけで済むのでデータ入力時間の削減などのメリットがあります。

(7)柔軟で簡単なアクセス権や承認ワークフローの設定

また、共有情報へのアクセス権の設定や承認ワークフローの設定など、柔軟で簡単に設定が可能になります。

3.GO‼電帳によるフロー機能とストック機能の連携

ここで今一度、GO!!電帳におけるファイルサーバー機能（クラウド）のストック処理と電子帳簿保存におけるフロー処理と連携について見ていきましょう。下図にその構成を示しています。

ファイルサーバー（クラウド）上に格納された取引情報（電子帳簿）を、メニュー上の「電帳登録」機能を使い、簡単にGO‼電帳の電子帳簿保存機能内に登録することができ、スムーズな連携がなされています。

第２回目コラムにて解説した、「労働生産性」＝業務効率化（フロー）×高付加価値化（ストック）の図式に機能をあてはめると、下の図のようになります。GO!!電帳がいかに生産性向上を意図した運用システムであることがわかります。

4.効果事例

最後にGO‼電帳を導入したお客様の効果事例をご紹介します。下の図は、冒頭でご紹介した「かんたんれす」の効果の例です。抜群の使い易さから「かんたんに、ペーパーレスをはじめ無駄なものをレスできる」ということですね。

見方を変えて、業務効率の観点での効果を算出した例が、下の図になります。この例では、営業拠点が複数に散在しており、システム導入前は書類を郵送で集計拠点（一ヶ所）に送付していた事例でした。導入前と導入後で処理内容別に処理時間が1/5～1/3に短縮されています。

次にGO!!電帳を導入された顧客の具体的な声を下に示します。

以下の記事も参照してみてください。

５.まとめ

今回の第１回目から第３回までのコラムで、「失敗しない電子帳簿保存法対策、猶予措置（期間）で何をどう準備する？」 というテーマで解説をしてきました。特に組織全体として情報のストックとフローの観点から、電子帳簿保存法の対応をとることが、組織全体としての真の電子化（ペーパーレス化）の効果である生産性向上に直結することを紹介してきました。第１回目コラムでは、改正電子帳簿保存法がわかりにくい理由について、調査結果から示されることを踏まえ、失敗事例から見る成功のための攻略方法等を解説しました。

第２回コラムでは、システム導入以前に、猶予期間での準備の進め方（ STEP１２３）について、検討ツールも含めて紹介してきました。そして第３回までのコラムでは、具体的な運用ツール（GO!!電帳）を例にして、フロー処理とストック処理がどのように連携して効果を生み出していけるのかを具体的に解説してきました。いかがだったでしょうか？

読者の皆様においては、今回のコラムを読んでいただき、「電子帳簿保存法」対応はもちろん、ＤＸ化による業務の効率化、生産性向上に向けて第一歩を踏み出す「きっかけ」になっていただければと願っております。