電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を認める法律のことです。電子帳簿保存法には3つの区分があり、それぞれに要件が定められています。

電子帳簿保存法の3つの区分は以下の通りです。

電子帳簿保存はその名の通り、電子で作成した帳簿や書類をデータのまま保存することです。会計ソフト等を用いて帳簿を作成した場合は、電子データのまま保存する必要があります。

スキャナ保存は、紙で作成したものや紙書類で受け取った書類を画像データで保存することです。以前までは紙の書類は紙のまま保存が必要でしたが、電子帳簿保存法によりスキャナ保存が可能となりました。

電子取引データ保存は、電子データで取引情報を送付・受領したものをデータで保存することです。領収書や請求書などをメールやクラウド上で受け取った場合は、電子データでの保存が求められます。

Amazonや楽天も該当する？

通販サイトで購入した場合、領収書を紙で受け取ったかデータで受け取ったかによって対応が異なります。Amazonや楽天の場合は、商品購入時に紙の領収書は同封されていません。サイト上で領収書を発行するため「電子取引データ保存」に区分されます。

そのため、Amazonや楽天で事業に必要な物品を購入した場合は、電子帳簿保存法に基づいて領収書を保存する必要があります。これから紹介する保存要件に従って、Amazon・楽天の領収書を保存しましょう。

通販サイトの中でも、商品受け取り時に紙の領収書が入っている場合は、紙のまま保存して問題ありません。その場合は、無理に電子データで保存する必要はありません。

紙の請求書のみ発行している通販サイトで、領収書を電子データで保存したい場合は、スキャナ保存を行いましょう。

真実性の確保

電子帳簿保存法の保存要件には、真実性の確保が求められます。保存したデータが削除・改ざんされていないことを保証する形でなければ、真実性は確保できません。

改ざんされていないデータであることを保証するためには、取引情報にタイムスタンプを付与する必要があります。取引先と電子データで取引や書類のやりとりを行う場合、タイムスタンプが付与された状態で受け取りましょう。

タイムスタンプが付与された状態で受け取るのが難しい場合は、受領後にタイムスタンプを付与すれば問題ありません。

また、削除や改ざんされないために、訂正・削除ができないシステムでデータを受領し、保存する必要があります。

可視性の確保

保存したデータをいつでも表示できるように、可視性の確保が求められます。誰でも求められた時に該当のデータを表示させられるように、システムの概要・操作マニュアルを記載した関連書類を備えておきましょう。

一部のできる人しか閲覧できない状態は、可視性を確保できたとはいえません。いつ何時でも確認できるようにしておきましょう。

検索機能の確保

該当する取引情報をすぐに見つけられるように、検索性の確保が求められます。下記の条件で検索できるようにデータを保存しましょう。

通販で購入した領収書を保存する時も、必ず上記の条件で検索できるようにしておきましょう。ファイル名に「取引年月日・取引金額・取引先」を入れておくとわかりやすいです。

Amazonで領収書を発行する手順

Amazonで領収書を発行する場合の手順を紹介します。難しい手順はありませんので、ぜひ手順に沿って実際に領収書を発行してみてください。

Amazonで領収書を発行する際は、上記の手順で行えば簡単に発行できます。

楽天で領収書を発行する手順

楽天で購入した商品の領収書を発行する手順を紹介します。誰でもすぐに発行できるので、ぜひ実際にページを開いて発行してみてください。

楽天で購入した領収書の発行は、上記の手順で簡単に行えます。購入時のアカウントにログインすれば、スマホからでもパソコンからでも発行できます。行いやすい端末で発行しましょう。その後の保存・管理を考えると、パソコンで発行するのが便利です。

発行した請求書をPDF保存する方法

発行した請求書は、簡単にPDF形式で保存できます。Amazon・楽天どちらも同じ方法なので、領収書を無事発行できた人は手順に従って保存してください。スマートフォンでもPDF保存できますが、パソコンで保存する方法が行いやすいです。

以上の手順で、PDF形式で領収書を簡単に保存できます。保存する際は、保存名を電子帳簿保存法の要件を満たす形で変更することを忘れずに行いましょう。

Amazonや楽天では購入履歴を遡ればすべての領収書が発行できるので、同じ手順で過去の領収書をすべて発行できます。できれば、領収書の保存を忘れないためにも届いたタイミングで発行するのがよいでしょう。

スクショでの保存も可能

Amazonや楽天の領収書は、スクショでの保存も可能です。スマホから発行した場合は、PDFで保存するのが面倒に感じる方も多いでしょう。その場合はスクショで保存しても問題ありませんが、PDF発行できるもののスクショ保存は複製を保存したことになります。

あくまでも原本は、サイトでPDF保存したものです。原本が求められる場合は、スクショ保存よりもPDF保存しておくのが安心です。

PDFで領収書や明細が発行できない通販サイトの場合は、注文履歴などをスクショ保存しておくとよいでしょう。