見積書の目的

見積書の目的は、商品やサービスなど、取引したいものの金額や納期を依頼主に示すためのものです。見積書の目的は、大きくわけて２つあります。契約が決まった後にサービス提供前に送る場合と、契約を検討してもらうために発行する場合です。

前者は、契約後に「この金額、サービス内容、納期で間違っていませんね」と再確認する意味をこめています。それに対して後者は、「うちはこのサービス内容をこの金額、これくらいの納期でできます」と提案している段階です。

引越し業者などに依頼する場合、複数の業者に見積もりを依頼し、金額やサービス内容が納得できるものを選ぶ人は多いのではないでしょうか。相見積もりといい、比較検討した中で一番条件のあうサービスを決める際に行う方法です。

見積書の役割

見積書の役割は、２つあります。

見積書には、双方の認識を合わせる役割があります。営業時にサービスや商品内容、金額面やできることなどを伝える際、一度にあらゆることを口頭で伝える場合が多いでしょう。口頭でのやり取りとなると、細かな認識をすり合わせておかなければ、いざ仕事が始まった段階で「約束と違う」というトラブルが起きかねません。

見積書を用意しておけば、条件や金額、納期などの細かな点も書面で確認できます。認識が異なる箇所がある場合も、見積書発行時にすり合わせられるでしょう。

また、サービスや商品内容を検討してもらうために発行する場合は、見積書が交渉材料になります。他社と比較したい企業に対する場合、自社を選んでもらうために見積書を迅速に提出したり、予め希望を聞いておいて条件に近づけるような価格設定にしたりすると、会社の対応力をアピールできるかもしれません。

見積書はただ金額や内容を記載するだけの書類ではありません。役割を知って上手く活用すれば、取引先を増やせるチャンスとなるのです。

納品書の目的

納品書の目的は、予め取り決めた納品物が内容・数量通り届いているか、金額や納品日に間違いがないかを確認するための書類です。商品を郵送で届ける場合は、商品に同封する形で納品書を送ります。サービスの提供などで物がない場合は、サービス提供終了時に納品書を送付する場合もあります。

納品書の役割

納品書には、契約で決めたサービス提供を行ったことを証明する役割があります。納品書を送付することで、取引が正しく行われたことを示し、依頼主に安心感を与えられるでしょう。正しい個数分届いているのか、納品書を確認しながら商品を照らし合わせて確認する会社がほとんどです。

万が一、商品発送時に納品書が送られなかった場合、依頼した内容のものが正しく送られてきたのかどうか確認できません。多くの会社は、納品書と請求書を照らし合わせることで、金額が正しいことを確認しています。納品書は、経理の際にも必要になる重要な書類です。

請求書の目的

請求書には、提供した商品やサービスに対する支払い内容を明示する目的があります。請求書の発行は、商品やサービスの納品時に行う場合と、納品後に発行する場合の２通りあります。

前者の場合は、納品書と同じタイミングで請求書も送付します。代金引換の宅配サービスなどで使われている流れです。企業間でのやりとりの多くは、納品後に発行する形をとっています。

また、納品後に請求書を発行する場合にも、２つの方法があります。

掛売方式は、企業で一般的に使われている方式です。都度方式は、取引数が少ない会社や、一度限りの取引となる場合などに利用します。

請求書の役割

請求書の役割は、納品したサービスや商品への代金請求です。取引完了後、料金を請求すると同時に、取引を証明する役割を果たします。請求書を発行しなければ、商品やサービスを提供した事実を証明できず、代金は受け取れません。

また、多くの場合は提供側から請求書を発行しなければ、発注者が支払い義務に気づけずに、支払い漏れにつながります。取引先の経理担当者に請求する意味が込められているため、営業担当者と支払いについて口約束をした場合でも、必ず請求書を発行するようにしましょう。

領収書の目的

領収書は、発行した請求書に対して正しい金額が入金されたことを証明する書類です。発行のタイミングは、必ず入金確認後です。

また、自社内における領収書は、業務上必要な費用を立て替えたことを証明する書類となります。経理が精算を行ううえで、必要になります。

領収書の役割

領収書の役割は、支払いが終わっていることを証明するものです。取引先は、請求書と領収書を合わせて保管することで、正しく取引が完了したことを証明できます。

取引先に送る場合、領収書は代金の支払いが正しく行われたことを示す書類となるため、間違って入金前に発行しないように気をつけましょう。領収書と入金日の日付が異なってしまうと、証拠書類としての効果を失います。