請求書をPDF送信する際の注意点を解説
電子帳簿保存法の改正に伴い、PDFでの請求書管理を考える企業が増えています。しかし、紙からPDFに切り替える時には、紙の請求書を郵送していた時とは異なる注意点があります。PDF送信を考えている企業のみなさまは、注意点を確認して取引先とのやりとりを円滑に行いましょう。
1.請求書はPDFで送っても問題ないのか
重要書類の一つである請求書をPDFで送っても良いのかどうか？と対応を考える企業が増えてきました。結論からいいますと、請求書はPDFで送っても問題ありません。
そもそも、請求書は発行が義務付けられているものではありません。取引した事実がわかるように取引内容や日付、取引金額が確認でき、実際に入金されたことが確認できれば良いのです。そのため、請求書のフォーマットや書類の形式は決まっていません。
紙でもPDFでも、双方が認めた請求書であれば税務調査の際に証拠書類として扱ってもらえます。
2.請求書をPDF送信する際の7つの注意点
請求書はPDFで送信しても問題ありません。しかし、これまで紙の請求書で送っていた企業が、初めてPDFで請求書を送る時には気をつけなければならない点があります。PDF送信する際の7つの注意点について確認しましょう。
1.取引先に確認しておく
法的には、請求書をPDFで送信しても問題ありません。しかし、これまで紙の請求書でやりとりをしていた取引先に対して、突然PDFの請求書を送ってしまうと驚かせてしまいます。請求書は、請求側と支払い側の認識を合わせておくことが大切です。
企業によっては、請求書を紙で送ってほしいと思っているところもあります。PDFで請求書を送る際は、あらかじめ確認を入れておくと安心です。
2.修正しにくい形式で送る
請求書をデータで送ることで懸念されるのが、改ざんされやすい問題です。請求書のデータ作成はExcelやWordファイルで行う企業は多いでしょう。
しかし、取引先に送る時には必ずPDFデータなど、修正しにくい形式に変換してから送るようにしましょう。簡単に修正できるファイル形式で送ってしまうと、改ざんされる可能性があります。
電子帳簿保存法の要件の中にも、「訂正削除履歴が残るシステム」又は「訂正削除ができないシステム」を利用するという項目があります。税務調査の際にも、Excelファイルを示すよりもPDFファイルを示した方が証拠能力が高くなるということです。
3.押印について確認する
紙の請求書でやりとりしていた企業の多くは、請求書に会社の印鑑を押印していたと思います。しかし、2020年6月コロナ化によりテレワークやリモートワークが推進された状況に伴い、押印を求める手続きの見直しが行われました。
この改正に伴い、請求書発行の際に押印をする義務がなくなりました。実際、請求書や見積書などに押印を必要としていない企業が増えています。
しかし、企業によっては押印された請求書しか受理しない取引先もあります。会社の押印がないと、会社が発行した証拠が確認できないからです。後々のトラブル防止のために、重要書類には押印を必須としている企業もあります。
そのような企業に対しては、電子印鑑で対応するのが一般的です。電子印鑑を作成しているサービスを利用すれば、会社の証明になる印鑑が作成できます。
もしも、電子印鑑を認めていない取引先に対応する場合は、PDF請求書を印刷した後に印鑑を押し、再度スキャンしてPDF化する作業が必要です。印刷とスキャンの手間がかかってしまうため、基本的には押印しなくていいか、必要な場合は電子印鑑で問題ないか確認しておくとよいでしょう。
4.PDFファイルにパスワードをかける
請求書をPDFファィルで送付する時には、必ずファイルにパスワードを設定しましょう。請求書には企業同士の機密情報が書かれています。メールなどで企業に送信する際に、ウイルス感染などで大切なデータが奪われてしまうかもしれません。
また、万が一請求書をご送信してしまった場合にも、パスワードを設定しておけば開かれる心配がなくなります。安全性を高めるために、PDFファイルにパスワードをかけた際は、パスワードを別途送信するなどの配慮もしておきたいところです。
ただし、パスワードを設定する方法として、パスワード付きZIPファイルでの送付は控えましょう。ZIPファイルで使用されている暗号には、セキュリティ面での問題が指摘されています。ZIPファイルはウイルス対策ソフトでスキャンできないデメリットもあり、万が一送信時にウイルスに感染していた場合、受け手がウイルスに感染するリスクが高くなってしまうでしょう。
このような理由から、政府や大手企業を中心にパスワード付きZIPファイルの廃止が進んでいます。
5.ファイル名で内容がわかるようにする
PDFファイルの請求書を送る時は、ファイル名で内容がわかるようにしましょう。なぜなら、電子帳簿保存法の要件の中で、「検索性の確保」が求められているからです。ファイル検索をして、いつのどこの取引かがわかるように、ファイル名には以下の3つを含めると親切です。
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先名
これらをファイル名に入れておけば、万が一税務署から請求書の提出が求められた場合に簡単に探し出せます。「この企業とどれだけ取引をしたか」、ということも明確になるのでファイル名はこの3つを含んだもので統一しましょう。
6.件名に請求書が添付されている旨を記載する
請求書をPDFファイルで送る時は、メールの件名に請求書が添付されていることがわかる旨を記載しましょう。例えば、「請求書送付のご案内」とわかりやすく明記しておくと安心です。
請求書は書類の中でも、すぐに相手に確認してもらいたい書類の一つです。大切なメールが他のメールに紛れて埋もれてしまうと、振込期日に間に合わないかもしれません。ひと目で請求書が添付されていることがわかるように工夫しましょう。
また、特別確認してほしい項目がある場合は、メール本文に記載しておくと見落としを防げます。例えば、振込先が変わった、担当者が変わったなどの伝える項目がある場合などです。取引先のチェックの手間を減らすためにも、メール送信時には気を配りましょう。
7.送り先を間違えない
請求書を送信する時は、複数の取引先に対して送る機会が多いと思います。忙しい業務の中での請求作業は、頭も神経も使うため、疲れてミスを起こしやすいものです。
だからこそ、請求書を送る時にはメールの件名と本文を記載した後に、送信ボタンを押す前に送付先が間違っていないか確認しましょう。
間違ったメールアドレスに送信してしまうと、送り相手が気づくまで間違いに気づかない可能性があります。情報漏洩のリスクを伴い、入金希望日に請求金額が振り込まれない問題につながります。
請求書の送付が遅れ、他社に請求書を送付した事実から信用を失う可能性もあります。請求書を送る時は、いつも以上に送り先間違いには気をつけましょう。
3.まとめ
請求書をPDFで送信する際の7つの注意点について解説しました。新しい試みを行う時は、最初は注意する点が多くなります。しかし、今回紹介した内容に注意すれば請求書作成、管理が楽になります。
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