請求書の受領

まずは取引先などから請求書を受領します。紙の場合は郵送で受け取ることがほとんどです。PDFなどの電子データで送られてくる場合は、メールや専用のWebサイトやシステムを通して送付されます。

請求書は、経理担当者が直接受け取る場合と、実際に取引を行っている担当者が受け取る場合があるでしょう。どちらの場合でも、最終的には経理担当者が請求書を処理します。

請求内容の確認

請求書を受け取ったら、内容を確認します。この時、ただ請求書に書かれている内容を見るだけではなく、内容に間違いがないか厳重にチェックします。確認せずに支払い手続きを進めてしまうと、支払いミスが起きるかもしれません。

請求書で確認する項目は、以下の9つです。

このように、請求書で確認する項目はたくさんあります。初めての取引先の場合は、振込口座や発行事業者名を特に確認しましょう。間違った口座に振り込んでしまうと、払い戻しや入金遅延などの問題が発生します。

確認する請求書の数が多いと、請求書を1つずつ確認するのは大変な作業です。予め確認する項目を抑えておけば、効率よく確認できるでしょう。

支払依頼書作成

請求書の内容が正しいものだと確認できたら、支払依頼書を作成します。支払依頼書とは、請求書の詳細を示し、請求書の内容に問題がないことを確認するためのものです。社内での承認を得るために必要な書類で、請求書とは別の書類です。

取引担当者が請求書を受け取る場合は、確認後に支払依頼書を作成して経理担当者に渡します。経理担当者が作成する場合は、上長などの上司に確認を依頼します。

取引内容をデータに記載

請求書の取引内容は、帳簿に記載します。会計システムを導入している場合は、請求書の記載内容に沿った項目を帳簿につけます。

支払いを一括で行うためにフォームバンキング（FB）を取り入れている企業は、FBデータを作成しなければなりません。その場合は、Excelを使ってフォーマットに沿ったデータを作るのが一般的な方法です。

承認を受けたら費用を支払う

上長から支払の承認を受けたら、実際に請求書に記載された費用を支払います。支払い期限に間に合わせることが大前提なので、承認を待つ時間を考慮して支払依頼書を作成すると安心です。

なお、実際に企業に支払いを行う時は、帳簿に記帳した担当者とは別の人に任せましょう。会社の部署数や人数が多い場合は、不正防止と二重チェックのために実施しています。規模が小さい企業の場合は、すべての作業を兼任する場合もあります。

支払の消込を行う

支払いが完了したら、支払の消込を行います。消込とは、買掛金や未払金の残高を減らす業務のことです。支払い後すぐに行うことで、後々出金データがあわないといった問題を防げます。

消込処理を行う場合、支払管理表と実際に支払をした口座の出金データを合わせて確認しなければならないため、溜めてしまうと作業が滞ってしまいます。毎回すぐに行うことで、ミス防止にもなるでしょう。

請求書の原本保管

支払いが終わった請求書は、7年間原本保管する必要があります。紙で受け取った請求書の場合は、ファイリングするかスキャナで電子データ化して保存する方法があります。

PDFなどの電子データで受け取った場合は、必ず電子データのまま保存しなければなりません。以前までは、印刷して紙で保存していた企業が多いでしょう。しかし、電子帳簿保存法の改定により、電子データは電子データのまま保存する決まりとなりました。

そのため、紙と電子データの2通りで受け取っている企業の方は、電子データでの原本保管にまとめるとわかりやすいです。