インボイス制度と電子帳簿保存法の関係とは？義務化や制度の目的について
CMなどでもよく耳にする電子帳簿保存法と、2023年10月から施行されるインボイス制度。
両方は関係のないものに見えますが、実はこの2つを上手に活用することで、業務の効率化や経費の負担を抑えるといった効果が期待できます。
- インボイス制度とは
- 電子帳簿保存法とは
- インボイス制度と電子帳簿保存法の関係性は
大きくわけて上記3つをまとめていきます。
1.インボイス制度、電子帳簿保存法の基礎をおさらい
まずは、インボイス制度と電子帳簿保存法について、それぞれどのような制度であったか、確認していきましょう。
関係性については、後半の章で解説していきます。
【インボイス制度】インボイス＝適格請求書の利用で仕入税額控除が有効に
インボイス制度（正式名称：適格請求書等保存方式）というのは、2023年10月1日からスタートする、仕入税額控除に関係する制度です。 これまでは区分記載請求書を使用して仕入税額控除を適用させていましたが、これからは適格請求書（＝インボイス）で取引されたものでないと、仕入税額控除が適用されません。
そのため、買い手から適格請求書を要求された場合、売り手はすぐに適格請求書を発行できる環境を準備しておく必要があります。 しかし、適格請求書を発行するためには「適格請求書発行事業者」として登録しておく必要があり、登録されていないと適格請求書を発行することはできません。
区分記載請求書と比べて、適格請求書は3つほど記載する内容が追加されています。
そのため新たに請求書を作成する必要がありますし、社内での正確な情報共有にも、時間がかかることが予想されます。
2023年10月1日からすぐに適格請求書を発行するためには、少しでも余裕を持って申請するようにしましょう。
インボイス制度によって受ける、課税事業者への影響
1つの商品について取引をするときには、消費税を重複して支払っている場合があります。
そのためにあるのが「仕入税額控除」ですが、この控除を2023年10月以降も適用させるには、適格請求書を使った取引でないといけません。
よって、売り手は適格請求書を新たに作成する必要があり、担当者への負担がかかるなどの影響が考えられます。
インボイス制度によって受ける、免税事業者への影響
インボイスの導入そのものは自由ですが、インボイス制度を導入しないと適格請求書を発行することができません。
よって、取引先からインボイスの導入を求められることが今後予想されますが、インボイスを導入すると、条件無しに課税事業者となってしまいます。
元々免税事業者だった事業者からすると、インボイスを導入することで納税の義務が発生してしまうので、「ある程度取引先から切られるのを覚悟する」か「納税の義務が発生してもインボイスを導入する」かを検討する必要があるでしょう。
【電子帳簿保存法】一部の電子保存は義務化される
帳簿、領収書、請求書などの税法上で保存が必要とされているものに対し、紙ではなく電子データとして保存することが許される、という制度が電子帳簿保存法です。
制度は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引のデータ保存」の3つに分類されています。
３つ目の「電子取引のデータ保存」だけは、電子データでの保存が義務化されているので、注意しましょう。
実はこの電子取引データの電子保存は、2022年（令和4年）から義務化されました。
しかし宥恕（ゆうじょ）措置というものが設けられ、2022年1月1日からの導入が予定された義務化が、2年延期されています。
また、その宥恕措置は予定通り終了しますが、2023年（令和5年）の税制改正で新たに猶予措置というものも設けられています。
宥恕措置とは
電磁的記録を出力することで書面の提示や提出の要求に応えられる場合、電子取引データの紙保存が、電子データ保存の代わりとなる。
猶予措置とは
税務署長が「電子保存ができない相当の理由」を認め、電子取引データのダウンロードする要求に応えられる状態にしておき、明瞭な状態であることを条件に電子取引データを紙保存しておくことが可能。
2023年の税制改正について、「電子帳簿等保存制度の見直し」として詳しく記載されています。 上記枠内で解説したこと以外にも、措置が適用される対象者が決まっているなど、細かなルールもありますので、電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は、財務省のHPをご覧ください。
2.インボイス制度と電子帳簿保存法の関係性は？書類の保存方法がキモ
一見、関係のないように見えるインボイス制度と電子帳簿保存法。
しかし、インボイスをデータ保存することも可能ですので、この2つの制度は関係していると言えます。
まず、国税に関係する書類を、「仕入税額控除の対象となる書類」と「それ以外の国税関係書類」と分けます。
このとき、後者は電子帳簿保存法によって、電子取引データの保存が義務化。
しかし、前者は電子帳簿保存法に基づいたデータ保存も可能ですが、紙での保存も認められています。
仕入税額控除で必要な書類について、電子データとして請求書を受けとった際には注意が必要です。
電子データとして受け取った請求書を紙での保存にしてしまうと、仕入税額控除は適用されても、電子帳簿保存法の法律に違反してしまう可能性があるからです。
このようなリスクも想定されるので、「インボイスだけは紙で保存」という保存の方法ではなく、扱う書類を一律で電子での保存にするなど、わかりやすく保管できるような対応をする必要があるでしょう。
3.電子帳簿保存法の目的は？導入するメリット
電子帳簿保存法について、導入の作業など担当者の負担が大きいのも事実です。
しかし、電子帳簿保存法に対応することで見えてくるメリットもあります。
導入することによってどのようなメリットが見えてくるか、自社内の環境とすり合わせながら見ていきましょう。
電子データになることで、書類の保管スペースが削減される
取引の記録について、帳簿を7年以上の期間にわたって保存することが義務付けられてきました。
書類を一枚ずつファイリングし、保管するためのスペースを用意して膨大な数の書類を管理してきたはずです。
しかし、電子帳簿保存法に対応すべく、クラウドに書類をまとめることができれば、書類を保存しておくスペースを大幅に削減できるでしょう。
なかには書類の保管用としてスペースを貸している企業もあるかと思いますが、そういったコストカットも望めます。
紙での保管がなくなることで、ペーパーレスの環境を整えることもできます。
これもコスト削減に繋がるので、重要なポイントになるはずです。
電子データにすることで、検索で書類を呼ぶことができる
紙で書類を呼び出すとなれば、膨大な数のなかから一枚ずつ確認し、やっとの思いで探し当てなければなりません。
しかし、電子データとして保管しておけば、検索の機能を使ってすぐに目当ての書類を呼ぶことができます。
そうすることで、書類探しが理由で帰社をすることが不要になり、時間をより有意義に使えます。
多少イレギュラーなケースに迫られても、出張先でもクラウド上から書類を呼び出すことができますから、業務効率化に一役買ってくれるでしょう。
また、削除や訂正についての記録が残るシステムで、電磁的記録の保存が入力期間内にできるものであれば、タイムスタンプが不要になるという仕組みもあります。
電子データで完結させれば、セキュリティの強化にもなる
紙の書類で保管しておけば、書類を持ち出すこともありますし、オフィス内の整理整頓のときに保管場所を移動することもあるでしょう。
こうしたときに、書類を紛失してしまう恐れがあります。
また、物理的な物として書類が出回る以上、盗難の危険性も考えられます。
しかし、書類を電子データとして管理することで、書類を手に持って持ちだすこともなければ、整理整頓のために保管場所を変えることもありません。
盗難防止、紛失防止といった、セキュリティ対策に繋がります。
4.まとめ
適格請求書を用いた取引でないと仕入れ税額控除が適用されない「インボイス制度」と、一部を除いた国税に関する書類をすべて電子データで保存する義務がある「電子帳簿保存法」。
一見関係のないように見える両者ですが、適格請求書を電子データとすることで、より業務が効率化されるというメリットがあるのです。
「電子データにすることが義務となる書類」と「そうでない書類」の区別を自社のなかでもしっかり把握しつつ、この機会に電子データ化を進めて、業務の効率化を実現しましょう。
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