請求書の作成をしていなかった

そもそも請求書の作成をしていなかった場合、以下のような原因が考えられます。

取引があった際に、営業担当がその事実を事務員に伝え忘れていたり、事務員から経理担当への連絡が滞っていたというケースがあります。その場合、経理担当は必要な請求を確認できず、請求書を作成することができません。

営業担当から経理担当に請求の連絡が来ていても、経理担当がそれを帳簿につけ忘れているということもあります。その場合、帳簿に書かれていないために、確認すること自体ができません。

また、帳簿に記録されていても、それをチェックし忘れていたり、確認に漏れがあると、請求書の作成をし忘れることになります。

請求書を投函していなかった

請求書は出来上がっているのにも関わらず、それを投函しそびれている場合もあります。この場合、事務担当が郵便物の管理ができていないということが考えられます。

一方、経理担当が出来上がった請求書を事務担当に渡しそびれるケースもあります。デスクが整理されていなかったり、書類の管理ができていないことが考えられます。

メールに請求書を添付していなかった

請求書を電子化していた場合でも、請求書をメール送付すべきところを、メールに添付し忘れるということもあります。

一人の担当者が忘れるのみならず、同じチームのメンバーのチェックが働かずに、添付忘れに気がつかない、という場合に起きるミスです。

書類にナンバリングを行う

まず、請求書には全て通し番号を振ります。取引があるたびに、Excelファイルなどに取引先や金額、発行日などの項目を用意し、請求書と番号を一対一対応させましょう。

Excelを利用して書類リストを作り、取引先ごとにソートをかければ、現在どこまで請求書を作成できているのかがわかります。

作業リストを作って管理する

次に、書類のリストを利用して、作業リストを作りましょう。

書類のリストに、作業の項目を追加します。「未処理」「作成中」「作成済」「承認済」「送付済」など、それぞれの段階ごとに検索できるようになり、書類の作成漏れや送付漏れを防ぐことができます。

スケジュール管理を行う

作業リストができたら、それらの作業を誰がいつ行うかを明確化する必要があります。

たとえば作業リストと同じExcelファイルに担当者の名前を記録しておき、スケジュール通りに進んでいるか、毎週確認するなどの仕組みをつくっておくとよいでしょう。

チェックリストを作る

まず基本として、チェックリストを作り、作業に抜け漏れがないか、日頃から確認しておくことが大切です。

さらに書類を電子化して複数人で閲覧できるようにすると、効率的に業務を進めることができます。

売掛金・買掛金帳簿の管理

請求漏れがないか確認する方法として、売掛金帳簿を確認する方法もあります。請求書そのものの管理が抜けてしまっていても、ここを適切にチェックすることで、まだ回収できていない売掛金がわかるため、請求漏れの発見につながります。