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個人事業主・中小企業が知って得する「電子帳簿保存法」対応

知って得するポイント

2022年1月1日より、電子帳簿保存法の改正により、国税関係帳簿書類の電子データ保存方法について、大幅な見直しがされ、電子取引の電子データ保存が義務化されました。

2023年12月末までの2年間は猶予期間があり、この2年間に行われた電子取引については、従来通りの紙の書類での保存が認められていますが、それ以降は、電子データでの保存に対応しなければなりません。

今回は、2022年改正の電子帳簿保存法について、個人事業主・中小企業の担当者向けに、対応のポイントをご紹介します。

1.電子帳簿保存法の概要

初めに、電子帳簿保存法の概要について、簡単にご説明します。

電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)とは、本来は紙保存が義務付けられている国税関係の帳簿・書類を電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。1998年に施行され、時代の流れに合わせ、今までに何度か改正が行われてきました。

2022年1月施行の改正の大きなポイントは、「電子取引」の電子データ保存が義務化されたことです。しかしこの対応は、中小企業や個人事業主にとっての負担が大きいため、準備期間として、2年間の猶予が設けられたという形になります。

2.電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法で定められている保存区分は、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の3種類に分けられます。

  • 電子帳簿等保存
    「電子的に作成した帳簿・書類を電子データのまま保存」することです。具体的には、自身が会計ソフトや表計算ソフトなどで作成した帳簿や決算関係書類などを、そのまま電子データ(ExcelファイルやPDFファイルなど)の状態で保存することをいいます。
  • スキャナ保存
    「紙で作成または受領した書類を画像データで保存」することです。具体的には、取引先から受け取った紙の請求書や領収書などをスキャンして保存することをいいます。
  • 電子取引データ保存
    「電子的に授受した書類などの取引情報を電子データのまま保存」することです。具体的には、取引先と、領収書や請求書などをデータでやりとりした場合に、その内容を電子データで保存するということです。

2022年1月の改正では、この電子取引データ保存が義務化されています。従来は領収書などを電子データで受け取った場合でも、それを出力した紙で保存することができましたが、2023年12月末以降は、全事業者が電子取引において、電子データで受け取ったものは電子データで保存する必要があります。

3.電子取引データの保存方法

電子取引データを電子データのまま保存することで、企業にとっては書類の保存場所の節約や、業務効率化による生産性の向上にもつながります。

しかし、書類を電子データで保存するためには、電子帳簿保存法で定められた要件を守る必要があります。保存時の要件には、以下の4つがあります。

  1. システム概要に関する書類の備え付け
  2. 見読可能装置の備え付け
  3. 検索機能の確保
  4. データの真実性を担保する措置

1つずつ確認していきましょう。

1.システム概要に関する書類の備え付け

「システム概要に関する書類」とは、データ作成ソフト(Excel、会計ソフトなど)のマニュアル等のことです。これはほとんどの場合、既に整備されていると思われます。

2.見読可能装置の備え付け

「見読可能措置」とは、データを確認するためのディスプレイやアプリなどのことです。こちらもデータを作成するうえでの前提となりますので、問題となることはまずないでしょう。

多くの場合、対応のポイントとなるのは、以下の2つになります。

3.検索機能の確保

「検索機能の確保」では、以下の項目で書類の検索ができる状態にしておくことが必要になります。

  • 取引年月日
  • 取引金額
  • 取引先

検索機能を確保するためには、具体的には、以下のような方法が考えられます。

  1. 保存する書類(PDF、Excel、Wordなど)のファイル名に上記の項目を入れる。
    (例)2022年3月1日にX株式会社から受領した250,000円の領収書 をPDFで保存する場合
    →「20220301_x_receipt_250000.pdf」
  2. Excel等の書類ファイルで索引簿を作り、保管している書類ファイルと関連づけて検索できるようにする。
  3. 電子帳簿保存に対応する専用ソフトを導入する。

4.データの真実性を担保する措置

「データの真実性を担保」とは、そのデータが正しいことを保証するということです。以下のいずれかの措置が求められます。

  • a.タイムスタンプが付与されたデータを受け取る。
  • b.データに速やかにタイムスタンプを押す。
  • c.データの訂正・削除が記録される、または、禁止されたシステムでデータを保存する。
  • d.不当な訂正・削除の防止に関する事務処理規定を整備・運用する。

aやbでは、自社や取引先で、タイムスタンプが付与できるシステムを導入する必要があります。cに関しては、システムの導入はもちろんのこと、データの保存だけでなく、やりとりそのものもシステム内で行う必要があります。dについては、国税庁が公表している資料に基づいて一つ一つの事例を検討し、あらかじめ規定を定めておく必要があります。

4.個人事業主・中小企業が対応するときのポイント

ここからは、個人事業主や中小企業の担当者が実際に電子帳簿保存法に対応していくときのポイントについて解説していきます。

電子取引データ保存については、2024年1月からは対応が必須(2022年1月〜2023年12月末までが猶予期間)となりますので、今のうちから準備をしておくことが求められます。

導入費用を抑える方法

「3.検索機能の確保」への対応

個人事業主や中小企業の方で、電子化対応の費用をできる限り抑えたい場合、上記でもご紹介しましたが、電子データのファイルを以下のようなファイル名で管理する方法や、Excel等のファイルで索引簿を作って管理する方法があります。

(例)2022年3月1日にX株式会社から受領した250,000円の領収書
→「220301_x_receipt_250000」

いずれの場合も、「日付」「取引先」「金額」でファイルを検索できるようにする必要があります。

書類の数が少ない場合や、書類を扱う担当者が決まっている場合などでは、このような管理方法のほうが、専用のシステムを導入するよりもおすすめです。

「4.データの真実性を担保する措置」への対応

同様に、専用システムを使わずに対応を進めたい場合は、「d. 不当な訂正・削除の防止に関する事務処理規定を整備・運用する。」方法をとるのがおすすめです。

事務処理規定のサンプルについては、国税庁のWebサイトからダウンロードすることができます。こちらを参考に、自社のケースに合わせて規程を作成しておくとよいでしょう。

国税庁・電子帳簿保存法関係 参考資料
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/
sonota/jirei/0021006-031.htm

専用のシステムを導入する場合

個人事業主や中小企業でも、書類の数が膨大であったり、書類を扱う担当者が複数の部署にまたがっていて意思決定に時間がかかったりするなど、それぞれのケースによって、専用のシステムを導入した方が効率が良い場合もあります。

電子取引を扱うシステムは複数ありますが、どのシステムを利用したらいいかわからないという方に、「JIIMA認証」という認証制度をご紹介します。

JIIMA認証とは、「公益社団法人文書情報マネジメント協会(JIIMA)」による認証制度で、市販されているソフトウェアやソフトウェアサービスのうち電子帳簿保存法の法的要件を満たしていると判断したものを認証しています。

このうち「電子取引ソフト」のリストで電子取引に係る保存要件を満たしたシステムを確認することができます。

国税庁:JIIMA認証情報リスト
https://www.nta.go.jp/law/
joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm

5.まとめ

今回は、個人事業主・中小企業の担当者向けに、電子帳簿保存法の改正対応についてご紹介いたしました。

帳簿書類の電子化対応には、注意すべき点や手間も多くあり、一時的にはコストがかかることもありますが、長期的に見れば、業務の効率化やコストカット、企業全体の生産性向上にもつながっていくと考えられます。

この機会にぜひ、電子化対応に取り組み、皆様のこれからの業務にお役立ていただければと思います。

当社が提供する「GO!!電帳」は、領収書・納品書等の書類を電子保存するサービスです。電子化対応を行う際は、ぜひ検討してみてください。

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