領収書には5～10年の保管義務がある

領収書には、一定期間保管する義務があります。なぜなら領収書は、確かに金銭の受け渡しが行われたことを証明する書類だからです。
証憑書類と呼ばれるものに該当し、所得税法で証憑書類には保管義務が発生します。

期間は個人か法人か、また事業の状況によって異なり、3つの期間にわかれます。

• 白色申告個人事業主は5年間
• 青色申告個人事業主・法人は7年間
• 繰越欠損金がある場合は10年間

青色申告事業者と法人は原則7年間と覚えておきましょう。ただし10年以内に売上が赤字となり、繰越欠損金が生じる年度がある場合は、10年間保管する必要があります。10年以内に1年でも繰越欠損金がある場合は、10年間の保管が必要です。

保管期間が過ぎているものは処分してもいい

大昔の領収書が出てきた場合、保管期間が過ぎている領収書に関しては処分しても問題ありません。上記で紹介した保管義務を確認し、該当するものとしないものを振り分けましょう。

ただし、保管義務が過ぎている領収書の中でも、計上した記録がないものは手続きが必要です。出てきた領収書がきちんと計上されたものかどうか確認しましょう。明らかに申告されていないものが出てきた場合は、対応が必要です。

更正の請求手続きが必要な場合

更正の請求とは、確定申告後に申告内容の間違いを見つけた場合に行う手続きです。自身が支払った領収書を計上できていなかったということは、その年度の税金を多く支払ったことになります。そのままにしておくと、損をしてしまいます。

更正の請求を行うと、支払いすぎた税金の還付金を申請できます。ただし、更正の請求ができるのは確定申告から5年以内です。5年以上過ぎた昔の領収書を見つけた場合は、審査が通らない可能性が高いです。

ただし、10年前の未申告の領収書が見つかってしまった場合、事情を話せば考慮してくれる可能性もあります。対応については税務署の担当者が決めることです。「昔過ぎて申請しても通らないだろう」と思う領収書でも、まずは税務署に相談してみましょう。もしかしたら、還付金がもらえるかもしれません。

修正申告が必要

大昔の領収書でも、領収書の控えなど売上が上がったことがわかる領収書が出てきた場合は、修正申告が必要です。売上の証明となる領収書が出てきたということは、その年度の売上を少なく申告していた可能性があります。

過少申告をしていた場合、自分で気づいて修正申告をすれば延滞税を支払えば問題ありません。気づいた時点ですぐに申告しましょう。

なぜなら、万が一税務調査が入って税務署から過少申告の指摘を受けた場合、過少申告加算税・重加算税が課せられるからです。「大昔のものだから大丈夫だと思った」「気づかなかった」と言い訳をしても、脱税とみなされます。

過少申告が見つかってしまうと怪しい事業者と疑われるため、徹底的に調査されます。その調査がきっかけとなり、普段は見過ごされていたグレーな部分も指摘を受けるかもしれません。

万が一のことを考えると、隠さずに修正申告するのが安心です。

毎月帳簿をつける

領収書の計上忘れをなくすオーソドックスな方法は、毎月帳簿をつけることです。毎月末に経費となった領収書を記載しておけば、計上忘れがなくなります。確定申告前ギリギリに帳簿付けを行っていると、計上忘れが起こりやすいです。

保管するのが苦手、すぐに忘れてしまう人ほど毎月の帳簿付けを徹底しましょう。

電子データで保存する

領収書の計上忘れを起こしてしまうのは、紙で保管することも原因の一つです。紙での保管は、領収書の数が増えれば増えるほど嵩張ってしまうため、管理がしづらいデメリットがあります。

以前までは電子で受け取った領収書も、紙に印刷して保管するのが鉄則でした。しかし、電子帳簿保存法の改定により、電子データは電子のまま保存することが義務付けられました。

このことにより、紙の領収書も電子データ化して保存している企業が増えています。電子データにしてしまえば、保管場所を気にする心配がなく、紛失のリスクも減らせます。

紙の領収書は、スキャナで読み取れば画像データで保存完了。電子帳簿を一括管理できるクラウドサービスや管理システムを使えば、領収書の保管が簡単にできます。