紙で保管する場合はファイリングが必要

紙の請求書の場合は、ファイリングが必要です。原本を保管しておくだけで税務調査の際にも、すぐに書類を提出できます。昔ながらの方式で保管して問題ありません。

ただし、紙で保管をすると7年分の請求書を置くスペースが必要です。保管場所が必要になり、ファイリングをする手間がかかってしまいます。

電子データのファイリングは不要

電子データで請求書を受け取った場合は、スキャンしてファイリングする必要はありません。以前までは、電子データもスキャンして保存することが義務付けられていましたが、2022年の電子帳簿保存法の改正により変わりました。

電子データは電子データのまま保存することが義務づけられ、スキャンして保管しているものは証拠書類として認められません。そのため、以前までは電子データをスキャンしてファイリングしていた企業も、2022年からは電子帳簿保存法に対応した電子データの保存が求められます。

2024年には完全にデータ保管が義務付けられるため、現在紙でファイリングしている人は電子データの保存に対応できるようにしましょう。

取引先ごとでまとめる

取引先が多い企業の場合は、取引先ごとに分類しましょう。それぞれの会社ごとのお金の流れや取引内容が確認しやすいメリットがあります。取引先の今後の取引を考える際にも役立ちます。

取引先ごとにわける場合は、月ごとに見やすいように取引月順にファイリングしましょう。後から分類する必要がないように、通し番号を入れておくとわかりやすいです。

電子データで保管する場合は、データの名前に取引年月日を入れるのを忘れずに行いましょう。請求書の処理が終わった段階で振り分けると、月が入れ替わってわかりづらくなる心配がありません。こまめにファイリングしましょう。

請求月で分けてまとめる

一月の経費や仕入額をわかりやすくするならば、請求月で分けましょう。一ヶ月の支出が確認しやすいため、経理担当者の負担を軽減できます。

しかし、請求月でまとめると特定の取引先の請求書を探すのが大変です。請求月で分類する場合は、取引先を見つけやすい工夫が必要です。

例えば、会社名を五十音順に並べる方法や、顧客番号を付けている場合は番号順に並べましょう。紙でファイリングする場合は、五十音順にすぐに取り出せるようにインデックスを挟んでおくとわかりやすいです。

電子データで保管する場合は、取引先名と顧客番号を請求書のファイル名に入れると簡単に検索できます。

支払月で分けてまとめる

請求月ではなく、実際に支払いを行った月で分ける方法もあります。請求月が同じ取引先でも、会社によっては翌月末に支払いを行うところがあれば、翌々月末に支払うところもあるでしょう。

実際に支払を実施したタイミングで分類すると、お金の出入りがよりわかりやすくなります。資金繰りをする際にキャッシュ・フローを把握しやすいメリットがあります。

分類方法は請求月で分ける場合と同じです。特定の取引先が見つかりやすいようにしておきましょう。また、電子データで保管する場合は、ファイル名には取引年月日を入れておくと同じ支払月の中でもいつお金が発生したものなのかがわかりやすくなります。

請求書管理システムを使う

請求書管理システムを利用すると、請求書を一括管理。電子データで送られてきたデータを取り込めば、請求月や取引先ごとに簡単に検索がかけられます。紙でのファイリングやパソコンのファイル上での管理よりも検索性が高く、一つの画面で確認できます。

また、請求書管理システムを使えば、電子帳簿保存法の要件を満たす形で保管されるため、保管業務を行うたびに確かめる必要がありません。電子データの保存に不慣れな人ほど、請求書管理システムを活用するメリットは大きいです。

他にも請求書管理システムでは、以下のことを行えます。

これまで、WordやExcelで請求書を作成し、メールで送付。送られてきた請求書を確認、作成したファイルに分類して保存していたことを考えると、請求書にまつわる業務への負担が軽減されるでしょう。

自社にあった請求書管理システムを導入する

請求書管理システムのメリットをお伝えしましたが、世の中には多くの管理システムがあります。選択肢が多すぎて、結局どのシステムを導入すればいいのか悩む人は多いでしょう。

自社にあった請求書管理システムを導入するためには、以下のポイントをもとに選んでみてください。