ネットの環境があればどこでもファイルストレージからデータが使える

これまでのファイルストレージは、USBメモリやパソコンに直接保存されていたので、ファイルを使いたい場合にはそれがある場所に出向く必要がありました。

しかし、オンラインファイルストレージになることで、インターネットの環境が整っていれば、どこにいてもファイルストレージからファイルを取り出すことができるようになります。

テレワークとして自宅やカフェで仕事をするという方も多いかと思いますが、企業がこのオンラインファイルストレージを導入することで、テレワークがより便利なものとなるでしょう。

これまではファイルを取り出すために出社していたという場合でも、オンラインファイルストレージを導入すればこれが解消されるので、業務効率の向上にもつながるはずです。

社員の時間は有限ですので、こういった手段でどんどん時間を有効に使用していけたらいいですね。

各データ、階層ごとにアクセス権限を与えてセキュリティ対策ができる

膨大な量の書類を紙で保管していれば、目当ての書類がどこにあるのかすぐに探すのは難しいでしょう。
すぐに探すことが難しいということは、万が一書類が紛失していたり盗まれていたりしても、気が付くまで時間がかかる可能性があるということです。
なかには重要な情報が記載された書類もあるでしょうし、セキュリティの観点においての対策は重点的に講じておくべきです。

このオンラインファイルストレージの場合には、階層ごとにアクセス権限を設定することができるため、これがセキュリティ対策に繋がっていきます。
オンラインファイルストレージには、役職を持った社員だけでなく、一般の社員が入ることもあるでしょう。
そういったときに、重要な文書が保管されている階層に入る場合には権限が必要だという設定をしておくと、不審なアクセスを防ぐことができるわけです。
このアクセス権限を与えられるという機能も、オンラインファイルストレージの特徴と言えますね。

手軽で簡単に容量を大きくすることが出来る

もし社内にサーバーを設置していて、そのサーバーの容量を増やそうというものなら、サーバーそのものを増設する必要があります。
サーバーの増設となればもちろんコストはかさみますし、手間もかかるでしょう。
そうならないように、データをコンスタントに整理して、要らないデータは削除するなどの手間が必要でした。

しかし、オンラインファイルストレージの場合には、業者が提供しているサービスを利用しているという立場になるので、増やそうと思えばすぐに容量を増やすことが可能です。
利用しているプランを上げたり下げたりするだけで容量の大きさをコントロールできるので、簡単に容量の規模を変更することができます。
膨大なデータを抱えている状態で、整理をすることなくデータを保存し続けられるというのは、大変嬉しいポイントですね。

業者のサービスを利用する形であるため、コストが安く済む

もし社内にサーバーを設置するとしたら、設置するだけでかなりの費用がかかりますし、サーバーを管理する立場の人材が必要になります。

そのため、「自社にサーバーを設置する」というだけで、かなりのコストがかかることを覚悟しなければならないということになります。

しかし、オンラインファイルストレージの場合には業者が提供しているサービスを利用しているという形なので、社内にサーバーを設置する必要がありません。
社内にサーバーがないということは、それらを管理する人材を配置することも要らないということになります。
システムの管理はサービスを提供している運営サイドがやってくれますので、専門知識のある社員が自社にいない場合でも、安心して利用できるでしょう。

データの共有をする手間が省ける

オンライン上にデータが保存されているので、データを共有することも大変やりやすくなっています。

これまでの書類を紙で保存していた頃は、オンライン上でデータを管理しているということはなかったので、データを共有するのもメールに添付したりUSBに保存したりと、手間がかかっていました。

しかし、オンラインファイルストレージを導入すれば、インターネットの環境があればどこでもデータを使用することが可能になります。

これによって、これまでのデータ共有にかかっていた手間を省き、これもまた業務の効率アップに役立ちます。

自動バックアップで保存のし忘れを阻止

作業をしている最中にパソコンがフリーズしたり、バッテリー切れで急に電源が落ちたりと、これまで作業をしていたのに保存がされなかったという苦い経験をした方は多いはず。

しかし、大概のオンラインファイルストレージでは自動的にバックアップを行う機能がついていますので、「保存が上手くできないままファイルを閉じて保存ができなかった」という事態を防いでくれます。

もし保存ができていなければ作業はまたイチからのスタートですから、こうしたミスが防げるのは、業務効率化に繋がるだけでなく、社員のメンタル的な部分でもかなり重宝するはずです。

社外にデータを預けることは、リスク回避にも繋がる

昨今では、どんなタイミングでどこに災害が起こるかわからない状況が続いています。
そのため、「もしオフィスが被災したら？」と災害の対策について考えることも多いはず。
そういったとき、オンラインファイルストレージを利用していると、データを社外に預けていることになるので、もしもオフィス自体が被災したとしても、データを破損させる心配がなくなります。
オフィスに併設されている倉庫に書類を紙で保管していると、オフィスが被災したときには書類も一緒に被災するでしょう。
これまで蓄積されてきたデータを破損させることは、会社にとって大規模な損失に繋がる可能性があります。
そうしたリスクを回避するという意味でも、オンラインファイルストレージは意味のあるものになります。

書類のデータ化を進めれば、印刷代などのコストが浮く

紙で書類を保管する文化をやめ、書類をデータとしてオンラインファイルストレージに保存するようになれば、書類を印刷することはなくなります。
印刷することがなくなれば、コピー用紙やインク、コピー機など、印刷に関わるランニングコストを削減することが可能です。
これはオンラインファイルストレージだけでなく、文書管理システムなどにも同じことが言えます。
電子帳簿保存法やインボイス制度などとの兼ね合いもあり、書類をデータとして保存するという方針をとる会社も少なくないでしょう。
これを機にオンラインファイルストレージを導入すれば、印刷に関わるコストを大幅にカットできるようになるかもしれません。

システム障害が発生すると、アクセスできなくなる

オンラインファイルストレージの場合、業者のサービスを利用する形であるため、システムの管理を行うのも業者であると解説してきました。
こうしたことはサーバーの管理担当を配置しなくてもよくなるというメリットでもありますが、システム障害が発生した場合には、社内で対応することができないということでもあります。
障害が発生すれば保管しているデータを利用できなくなってしまう可能性もありますし、そうなれば業務に大規模な影響を及ぼすでしょう。

こうした障害は発生してから騒ぐのでは遅いですから、障害が発生した場合の対応について、業者に予め確認しておくことも重要ですね。

セキュリティが甘いオンラインファイルストレージには注意

導入の前には、必ずセキュリティに対してどれくらい手厚くしているか確認するようにしましょう。
第三者のセキュリティシステムを利用しているものもありますし、システムを開発したのが国内であるのか国外であるのかを確認することも有効です。
運営をする業者についてよく調査し、どれくらいのセキュリティ対策が講じられているのかを確認し、安心できるような対策がされているようであれば、導入を検討してもよいでしょう。

情報漏洩というのはたったの一回も許されない行為です。
企業としての信頼が急降下する要因となりますので、データを預ける相手として相応しい相手なのか、入念に調査するようにしましょう。

ファイルが増えると階層が複雑になるため、定期的な整理が必要

オンラインファイルストレージの場合、利用するデータが全てそこに集結することが予想されます。
そのため、データが増えるとストレージ内の階層が複雑になり、せっかく保存したファイルが見つけづらくなってしまうということもあります。
文書管理システムの場合には検索機能があることもあるので、検索をすることで目当てのファイルや書類をすぐに取り出すことが可能です。 なかには検索機能がついたオンラインファイルストレージもあるようですが、基本的には「入れ物」としてのシステムなので、階層のなかから探しだすしかありません。
目当ての書類がどのファイルに保存されているのか見当がつかない、ということになる可能性も多いにあります。
階層を増やさないようにする、1つのフォルダに収めるファイルの数を制限するなど、対策することである程度は回避をすることもできますが、定期的なファイルの整理をすることが必要であるということも、忘れてはいけません。

業者のサービスを利用する形なので、柔軟なカスタムはできない

基本的には発売されているサービスを利用する形なので、機能などの面で自由なカスタマイズをすることはできないという場合が多いです。
導入をするときには「なぜ導入するのか」「導入をすることでどのようなゴールを目指しているのか」ということを明確にして検討に入るかと思います。
しかし、欲しい機能だけでなく要らない機能がついていたり、あるいはコスト面では十分であっても欲しい機能がついていなかったりということもあるでしょう。
たくさんあるサービスのなかから自社が求める項目を満たしたサービスを見つけ、時には妥協が必要になることもあるかもしれません。
サービス同士を比較しながら検討することも労力のいることですので、こうした柔軟なカスタマイズができないということも、デメリットの一つとして挙げられます。

パスワードの管理に手間取る

オンラインファイルストレージによって異なるかと思いますが、データにアクセスするためにはアカウント情報が必要です。
パスワードやＩＤなど色々な情報を入力してアクセスするわけですが、社員一人ひとりがアクセスするための情報を知っていることになるので、この部分でも情報漏洩のリスクがあります。
パスワードが流出してしまえば簡単にデータも盗まれてしまいますので、アクセスするためのアカウント情報は大変厳しく管理する必要があるでしょう。

会社では毎年退職をする人が出てくるかと思いますが、こうした方々はアクセスするための情報を知った状態で退職をすることになります。
そのため、退職者に対してアカウント情報をどう管理するのか、前もって定義づけしておくことも大切でしょう。

こうした活動に手間がかかるため、簡単に導入案を進めてしまうのではなく、システムの使い方についてルールを作ってから導入するなど、対策を講じる必要があるでしょう。

想定の範囲に収まるコストになっているか

オンラインファイルストレージを導入すると、初期費用に加え、サービスを利用する形になるので月額もかかりますし、場合によってはオプション料金もかかるでしょう。
こうした必要になる料金をすべて把握したうえで、許容範囲内のコストであるかどうかを判断しましょう。
いくら機能が充実していて必要な機能が揃っていても、コストが予定よりも多くかかってしまえば、続けて利用するのは難しくなりますよね。
せっかく印刷に関わるコストを削減することができるので、できることであれば導入をすることでこれまでよりもコストを落としたいと考えます。
これまでかかっていたコストと見比べて、許容範囲に収まるコストであるか、じっくり検討しましょう。

セキュリティ対策が十分に施されているか

企業にとって、情報漏洩は信頼を失う原因となる重大な問題です。
データを預けて保管するからには、十分なセキュリティ対策がされているシステムを利用しなければなりません。
システムの導入を決定する前に、必ず運営している業者がどのようなセキュリティ対策をしているのか調査するようにしましょう。

「通信が暗号化されている」「プライバシーマークを取得している」「2段階認証を導入している」など、判断基準は様々です。
このような対策をしているから大丈夫、と信頼を置くことが出来るサービスを利用するように心がけましょう。

運営サイドのサポート体制が整っているのか

オンラインファイルストレージを導入しているという時点で、自社内にサーバーを設置しているということではなく、業者のサービスを利用しているということになります。
そのため、システムトラブルなどでアクセスできなくなったとしても、自社内では手の施しようがないという点をデメリットとして解説しました。
しかし、逆に意識すべきは、そういった思わぬトラブルのときにどれほど迅速に対応をしてくれるか、というところです。
「24時間体制でサポートセンターが開いている」「問い合わせをしたらすぐにレスポンスが返ってくる」など、サポートの体制について確認しておくとよいでしょう。

いざトラブルが起きてから「サポートが十分でなく、不安が絶えない」といった事態になっても遅いのです。
導入した後に気づくのではなく、導入の前に確認しておきましょう。

アクセス権限は柔軟に設定できるのか

社内には、管理職から一般社員、派遣社員など、いろいろな人が所属しています。
しかし、オンラインファイルストレージに保存されている書類に対し、すべての人がすべての書類にアクセスできてしまうと、セキュリティの点で不安が残ります。
そのため、ファイルや階層ごとにアクセス権限を設定できる機能があるものを選ぶようにしましょう。
また、ただ「閲覧の可否」を設定できるだけでなく、「閲覧やコピー、ダウンロードは可能」「コピーやダウンロードはできないけどアクセスは可能」など、柔軟で細かな設定までできるものだと良いですね。
アクセス権限を適切に活用できていないと、これも情報漏洩の危険性が高くなる要因となります。
運営のセキュリティ体制にだけ依存するのではなく、アクセスの権限を与えながら、社内でのセキュリティに対する管理を手厚くしていきましょう。

必要なだけの容量を使用することができるのか

オンラインファイルストレージにデータを預けるわけですが、底なしに預けられるわけでなく、契約やサービスのプランよって使用できる容量は異なります。
せっかく契約が済んだのにデータが入り切らなかった、という事態は避けたいので、導入の前に「このくらいの容量は必要だろう」という目安を把握しておくことが大切です。

また、オンラインファイルストレージはサービスによって、簡単に容量のサイズを変更できる場合もあります。
サービスによって手順は異なるかと思いますが、容量の増減を簡単にコントロールできるサービスを選んでおくと、後から必要な容量が増えた場合でも、すぐに対応することができます。

導入の目的とゴールを明確にしてから検討に入る

これは選ぶ基準というより、選ぶときの考え方についてのお話です。
オンラインファイルストレージはサービスによって使用できる機能は違いますし、かかるコストやオプションで追加できる機能にも差があるでしょう。
しかし、大切なのは「自社が求めている機能は何か」を明確にすることで、「こっちはこんな機能もついているから良いのではないでしょうか」という検討の仕方ではなく、「必要な機能がついているのか」を基準に考える必要があります。
そのため、複数のサービスを並べてから検討や比較に入るのではなく、まず「自社が求めている機能は何か」を明確に決めてから、それに見合うサービスを探すようにしましょう。

導入する目的や導入することでどうしたいのかといったゴールを決めておくことで、それが検討のベースとなり、より比較・検討がしやすくなるでしょう。

データの管理に手間とコストをかけたくない人

記事の前半でメリットとしても紹介しましたが、オンラインファイルストレージというのは業者が提供するサービスを利用するという形ですので、自社内のサーバー本体を抱えることはありません。
そのため、サーバーを設置する手間やコストはかかりませんし、サーバーを管理するための担当者を確保する必要もないのです。
データ管理に手間とコストをかけたくないという人には、オンラインファイルストレージがおすすめです。

複数の場所からデータを共有できるようにしたい人

オンラインファイルストレージを利用することで、社内にあるパソコンからだけでなく、テレワークをしているときでもデータにアクセスすることが可能になります。
テレワークを普及させていきたい企業や、テレワークの社員が不便な思いをしている場合には、オンラインファイルストレージがおすすめです。
インターネットの環境があればどこからでもアクセスできるので、出張先でもデータにアクセスをして作業を進めることが可能です。

災害に備えてリスクヘッジをしたい人

紙のまま書類を保管していれば、もし自社が災害に見舞われた場合、書類が破損してしまう可能性があります。
そうすれば、今後のビジネスに大規模な損失が出る可能性もあるので、そういったリスクから回避されるという意味で、オンラインファイルストレージにデータを保存するという方法もあります。
サービスごとに機能が違いますが、ものによってはバックアップ機能がついてものもありますので、これも災害対策になるでしょう。

データを階層に分けて保管し、書類探しの時間を削減したい人

オンラインファイルストレージを利用すれば、紙での保存ではなくなるため、データを階層ごとに分けて保存することが可能です。
データの数が増えた場合でも、しっかり整理して管理することで、すぐに目当てのデータを探し出すことが可能になります。
そのため、ひとつの書類を探すためにいろいろなファイルを開いて探し、やっとの思いで探し出した、というような非効率な時間が解消されるでしょう。

ひとつの書類を探すために毎回重労働をするというのは、メンタル面でもかなり負担がかかります。
社員の負担を軽減させて業務効率を上げていくためにも、オンラインファイルストレージの導入はおすすめです。