アナログ文書管理のリスク①
文書を探すことに手間取り、時間を割いてしまう

膨大な量の書類がファイリングされているなかから目当ての書類を探すのは、かなり大変な作業ですよね。
しかも、毎回書類庫まで歩かなければなりませんし、立ったり座ったりの回数が増えるだけでも大変です。
そうこうしているうちに時間が経ってしまい、とても効率の悪い時間となってしまいます。
アナログな文書管理をしていることで、非効率な時間の使い方をしてしまうリスクがあります。

アナログ文書管理のリスク②
紙として印刷・管理するのにコストがかかる

紙の書類として扱うからには、用紙とインクを使って、プリンターで印刷をしています。
また、印刷した書類を保管するために倉庫を借りることもあるでしょう。
アナログな文書管理をしていることで、こうしたランニングコストがかかっています。
これまでは仕方のないお金でしたが、これらは文書管理システムを導入することで、解決されます。

アナログ文書管理のリスク③
文書が紛失したり情報が漏れたりする

書類がデジタル化されていれば、必要なときにデータとして呼び出すだけですので、紙で持ち歩くことがありません。
しかし、紙の書類のまま持ち歩いていれば、紛失してしまう危険性も高まります。
また、紛失してしまうということは、情報漏洩をしてしまう可能性もあるのです。
こうした面からわかるように、文書管理システムの導入と合わせて書類を電子化することで、セキュリティ対策にも繋がるのです。

基本機能その①
文書の保管する機能

もちろん、文書管理システムですので、文書の保管をします。
従来のように文書をひとつひとつファイリングする作業はなくなりますし、紙の文書を電子化するときも、「OCR」という機能で他の電子文書と同じようにして保管することが可能です。

基本機能その②
文書の検索をする機能

保管するわけなので、もちろん検索をすることもできます。
しかし、ただ検索するだけでなく、探す文書によって「完全一致検索」「あいまい検索」「タグを使った検索」といったいろいろな方法を使い分けることができます。
どのようにして検索するのか、というところまで選べるので、文書を探す手間が従来と比べてもグッと便利になるでしょう。

基本機能その③
バージョン管理機能で、文書の最新版が分かりやすい

文書は、ときに編集されて内容が更新されることがあります。
このとき、紙で保管していると何枚目が最新の更新されたものか分かりづらく、保存の仕方にルールを決めておくなどをしていないと、文書の編集された順序が分からなくなってしまいます。
しかし文書管理システムでは、文書の編集が最新になっているものに、すぐにアクセスすることが可能です。
また、履歴をさかのぼるように、関係している過去の編集も閲覧することができます。
文書の編集に関するトラブルも避けることができるわけですね。

基本機能その④
範囲ごとにアクセスの権限を付けることができる

契約書をはじめ、機密性の高い文書をシステム内で管理することもあるでしょう。
しかし、そういった重要な文書が誰でも閲覧できる状態だと、安全な状態とは言えませんよね。
文書管理システムでは設定範囲に応じてアクセス権限を設けられるので、データ漏えいの心配も不要です。

基本機能その⑤
編集を記録するなどセキュリティ対策もできる

文書の編集について、どこで誰がどういった作業をしたのか、更新日などを記録することができます。
また、コピーや印刷ができないようにするといった設定ができるものもあるので、必要であればそういった機能が搭載されたものを選びましょう。

そして、文書管理システムのなかには、他の会計システムやファイルストレージなどと連携できるものもあります。
システムの壁を乗り越えていろいろな書類を使えるようになれば、これもまた業務効率化に拍車をかける役割となるでしょう。

文書管理システムのメリット①
情報漏洩や紛失を防ぐセキュリティの対策になる

基本機能のところでも解説しましたが、書類を電子化することで書類を持ち運ぶことがなくなるので、紛失する危険性がなくなります。
紛失が無くなるということは、情報漏洩の不安も解消されるわけです。
また、アクセス権限を持たせることもできるので、これもまたセキュリティ対策に繋がります。
このように、文書管理システムを導入するだけで、複数のセキュリティ対策を身につけることができ、社員の安心にも繋がるでしょう。

文書管理システムのメリット②
時間短縮の効果バツグンで、業務効率化に繋がる

簡単に検索ができるようになったので、書類を探したり片付けたりすることがなくなり、作業時間の効率化に繋がります。
ものによっては社内のパソコンだけでなく、スマートフォンからもアクセスできるので、テレワークをしている社員にも大変便利になります。

文書管理システムのメリット③
ペーパーレスで大幅なコストカット

書類を印刷するには用紙が要りますし、インクやコピー機も消耗品となるでしょう。
しかし、文書管理システムの導入に伴ってペーパーレスにも成功すれば、これまでかかっていたランニングコストを大幅に削減することができます。
また、書類を保管しておく場所としてかなりのスペースが占領されるわけです。
保管するための場所が無くなれば、それだけオフィスを小さくすることで、家賃を抑えられるかもしれません。

デメリット①
導入にもコストがかかるし、運用にもランニングコストがかかる

アナログな文書管理では印刷などのコストがかかる、と解説しました。
しかし、文書管理システムを導入するときにもコストはかかりますし、運用していくなかでもコストがかかっていきます。
そのため、導入前と導入後で、どうコスト面で変化があるか、どちらがコスト高であるのか検討してから、導入するようにしましょう。

デメリット②
これまで保管していた書類のスキャン作業はかなり重労働

文書管理システムを導入するということは、これまで紙で保存していた書類を1枚ずつスキャンする作業が必要になります。
これはかなりの労力が必要ですし、対応するためにかなりの人数を使用してしまうこともあるでしょう。
費用のことだけでなく、こうした導入前のひと手間も考えておかなければなりません。

また、導入後のワークフローについても検討しておかないと、上手にシステムを活用していくことができない可能性もあります。
前もってルールやマニュアルを作っておくことで、導入に備えておくことも重要です。