会社にとって最適な支払期限を決める

請求書の支払期限は、会社にとって最適なタイミングで決めましょう。会社のキャッシュフローと照らし合わせて決めると、資金繰りを行いやすいです。

取引先主体にしてしまうと、自身の会社の資金繰りが上手くいかないかもしれません。取引先のタイミングに合わせて変更を求められた場合に限り、臨機応変に対応しましょう。

法律で定められた日にちのルールはありませんが、社内で支払い期限を統一しておくと管理しやすいです。支払期限を統一することで、支払漏れ防止にもつながります。経理担当者の負担も軽減できるでしょう。

一定のサイクルを決める

継続的に取引をする企業が相手の場合は、一定のサイクルを決めましょう。一般的に採用されているサイクルは、以下の2つです。

多くの企業が月末で一ヶ月分の取引分を締め、翌月か翌々月の末に支払いをしています。しかし、締め日も支払日も末日に設定する決まりはありません。

実際、末締め翌月15日、20日払いにされているところもあります。締め日を20日にして翌月5日などに設定されている企業もあります。

前の項でもお伝えしたように、会社にとって最適な支払期限を元に一定のサイクルを決めるのがよいでしょう。

下請代金支払遅延等防止法は守る

下請代金支払遅延等防止法とは、中小企業庁が公正取引委員会と連携して運用している取り決めです。下請代金の支払遅延を防止することで、親事業者が下請事業者に対して公正な取引を行えるように推進しています。

下請代金支払遅延等防止法の中では、下請代金の支払期日は、親事業者が下請会社やフリーランスに報酬を支払う場合、納品を受けてから60日以内の、できるだけ早い期間内に支払わなければならないと定められています。

詳しくは、中小企業庁のホームページ内の「下請代金支払遅延等防止法」のページを参考にしてください。

自社にミスがないか確認

支払いが行われていない場合は、自社にミスがないか確認しましょう。請求書を送る相手や、請求書の内容に間違いがあったかもしれません。その場合は、正しい取引相手に正しい請求内容が届いていないため、支払いが行われることはありません。ただちに送り先と、請求書の内容を確かめましょう。

この段階でミスが起きていた場合は、改めて請求書を作成し直し取引先に謝罪を入れ、再度請求書を送付し直してください。請求書を再送する際は、一度目よりも入念にチェックしましょう。二度も間違いが起きてしまうと、取引先からの信用を失うことになりかねません。

取引先に確認

自社でミスが起きていない場合は、取引先がうっかり支払いを忘れているだけかもしれません。まずは、取引先に現状を確認しましょう。ここでやりがちなのが、「支払われていないのですが、どうなっているんですか？支払ってもらえないのですか？」と高圧的な態度で詰めてしまうことです。

うっかり忘れていた場合でも、突然責められてしまうと気分のいいものではありません。今後の取引関係を悪くしてしまう可能性があります。

請求業務は多くの請求書を確認するため、うっかりミスをしてしまうことはあります。まずはメール・電話で確認を行い、忘れていた場合はいつまでに対応してもらえるのかを確認しましょう。

故意で支払われなかった時は内容証明を送る

取引先に確認をしても一向に支払ってもらえない場合は、内容証明書を送りましょう。内容証明書とは、内容証明郵便で送ることで取引内容や請求書を受理した日付を記録に残すものです。

メールや催促状を通常郵便で送るよりも効力が高く、支払ってもらいやすくなります。内容証明郵便の作成には一定の規則があるため、送る際は対応している郵便局で詳しく尋ねましょう。

請求書の有効期限は？

支払期限内に支払ってもらえなかった請求書の有効期限は、支払期限の翌日から2年間です。この期間内であれば、請求先に請求が可能です。

しかし、2年を過ぎてしまうと請求書の有効期限は切れてしまいます。内容証明を送ると半年間有効期限を伸ばせます。万が一支払ってもらえない場合は、2年間は請求書を保管しておき相手に支払ってもらえるように対応する必要があります。

ただし、裁判を起こすなど法的措置を取るとなれば、時間と労力がかかり、取引相手との関係性は切れる可能性が高いでしょう。どうしても支払ってもらわないと困る大口の案件や、騙されてしまった場合は法的措置を取るのが最適です。