請求書をメール送付する際の文面例・受領時の返信例もご紹介！
以前は郵送で送ることが多かった請求書ですが、最近ではメール送付が当たり前になってきました。多くの企業が電子化に対応するために、メールでのやりとりを推奨しているところが増えているでしょう。そこで気になるのが、請求書のメール送付時の文面です。紙のやりとりとは異なる送付時の文面と、受領時の返信例について紹介します。
1.請求書をメールで送付する際に必要な項目
請求書をメールで送る際は、必ずメールの文面に入れておきたい項目があります。
- 請求者の名前
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額
- 振込期日
上記の項目は、請求書内にも記入する項目です。メール本文内にも入れておくことで、なんの取引によって誰が発行した請求書が届いたのかがひと目でわかります。また、金額や振込期日を明記しておくと、請求書を受け取った取引先が対応しやすくなります。
2.請求書をメール送付する際の文面例
請求書をメールで送付する際は、文面にも気を配りましょう。上記でご紹介した項目以外にも、取引先が気持ちよく受け取れるように挨拶文や言葉選びに気をつける必要があります。
取引先が気持ちよく請求対応できるように、3つのパターンから文面例をご紹介します。
原本を送らない場合
請求書の原本を郵送で送らない場合の文面例を2パターンご紹介します。メールだけで請求書を送る際の参考としてください。
（例1）
会社名 部署名
◯◯様
いつもお世話になっております。
●●株式会社■■部の▲▲▲▲です。
ご連絡させていただきました「（取引内容）」に関する
請求書をPDFファイルにて送付いたしますので、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなど
ございましたらご連絡くださいませ。
– – – – –
【添付内容】
・××××請求書(PDF) 1通
※本請求の期日が◯◯◯◯年◯月◯日までとなっております。
期限内にご質問、お振込の手続き等お済ませいただければと思います。
– – – – –
今後ともよろしくお願いいたします。
（例2）
会社名 部署名 御中
平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
●●株式会社■■部の▲▲▲▲と申します。
商品「××××」の請求書を添付ファイルにて
送付させていただきますのでご査収くださいませ。
また、本請求書に記載しておりますお振込先へ
「◯月◯日」までにお振り込みくださいますよう
お願い申し上げます。
ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。
添付ファイル：××××請求書(No.0000-1).pdf
請求金額：200,000円
お振込期日：◯◯◯◯年◯月◯日(◯曜日)
ご不明点やご要望などがありましたらお気軽にお問合せください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
例2では、メール文面に請求金額と振込期日を記入しています。メール内容を見ただけで取引先が請求業務を進めやすいメリットがあります。
例1は、メールでは簡潔に伝えて詳しくは添付のPDFファイルで確認をしてもらう場合の文面例です。
何度も取引をしている会社は例1、対応にまだ慣れていない会社やより丁寧な対応が求められる取引先には例2を使うなど、状況に応じて使い分けるとよいでしょう。
原本も送る場合
PDF請求書と別に原本を求める会社もあります。その場合は、メールでPDF請求書を送るタイミングで、原本を郵送した旨を報告しましょう。
（例）
会社名 部署名
△△△△様
いつもお世話になっております。
●●株式会社■■部の▲▲▲▲と申します。
XXのお取引に関して請求書を添付しております。ご査収のほどよろしくお願いいたします。
【添付内容】
ご請求書(No.●●-●●).pdf 1通
なお、請求書原本もあわせて郵送させていただきました。
本請求書中に記載の振込先へ、●年●月●日までにお振込みくださいますようよろしくお願い申し上げます。
また、添付ファイルが開封できないなど不都合な点やご不明な点がございましたら、お手数をおかけいたしますが、ご一報いただきたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。
原本を送る場合は、メールの文面は簡潔に作るようにしましょう。
初めてメールで送付する場合
初めてメールで請求書を送付する取引先に対しては、より丁寧な文面を心がけましょう。これまで郵送で受け取っていた取引先にとっては、メールでの受領は初めてのことです。「メールで大丈夫なのだろうか？」といった心配がつきものです。
メールを見ただけで、どのような内容のものが送られてきたのかわかるようにしましょう。
（例）
相手先の会社名、部署名
△△△△様
平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
●●株式会社■■部の▲▲▲▲と申します。
このたびは、［商品やサービス名］のご依頼をいただきまして、誠にありがとうございます。早速ではございますが、請求書をメールにて送付させて頂きます。
ご不明点や添付ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、お手数ですがご連絡いただけますようお願い申し上げます。
【添付内容】
・請求書 ファイル名 1通
・請求金額
・お支払期日
何卒よろしくお願い申し上げます。
請求書をメール送付する際に必要な項目をメール文でも箇条書きで書き、PDFを開かなくてもわかる状態にしておきましょう。二重に記載しておくことで、PDF請求書とメール内容と照らし合わせて内容に間違いがないか確認しやすくなります。
3.請求書受領時のメールも忘れずに！
請求書を受け取る側になると、請求書処理業務に必死になってしまい受領メールを忘れてしまう企業も少なくありません。
そこで、ここでは受領メールを送信する理由と返信例をご紹介します。うっかりメールを忘れてしまっていた人は、ぜひ参考にしてください。
請求書受領メールを送信する理由
請求書を受け取った後は、支払いさえ滞りなく行えば問題ないと思われるかもしれません。しかし、請求書を送った取引先からすれば、メールの返信がないと問題なく届いたかどうか不安になってしまいます。
請求書受領メールには、無事に請求書を受け取ったことを伝える役目があります。受け取り確認後すぐにメールを送ることで、取引先を安心させられるでしょう。
安心した取引ができると、取引先から丁寧に対応してくれる人だと感じてもらえます。受領メール一つでも、早急に送ることで今後の信頼関係につながりますよ。
請求書受領時の返信例
実際に、請求書を受領した時に取引先を安心させる返信例を紹介します。
（例）
相手先の会社名、部署名
△△△△様
平素より大変お世話になっております。
●●株式会社の▲▲▲▲です。
先ほど◯◯の請求書を拝受しました。
お忙しいなか、迅速なご対応ありがとうございます。
◯月◯日までに振込みいたします。
取り急ぎ、請求書拝受のご連絡となります。
引き続きよろしくお願いいたします。
請求書を確かに受け取った旨、請求書送付に対するお礼、振込期日までに振込をする旨を伝えることで取引先を安心させられます。また、取り急ぎ伝えることできちんとした対応をしてくれる会社だと好感を持ってもらえるでしょう。
4.まとめ
請求書をメール送付する際の文面例と、受領時の返信例についてご紹介しました。受け取りメールや送信時のメールの文面は、テンプレート化しておくと取引先に応じて一部分を変えるだけなので、メール作成に時間をかけずにすみます。作成し忘れによって送り忘れを防げるため、ミス防止にもつながりますよ。
弊社のGO!!電帳の文書管理システムを活用すれば、請求書送付も管理も一括管理できます。取引先と安心して電子取引をするために、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。
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