1.納品書と請求書の違い

納品書と請求書は、書類の役割や内容、発行タイミングが異なります。納品書も請求書も、商品受け取り時やサービスを受けた後に受け取る書類です。ネットショッピングで代金引換で商品を購入した時などは、納品書と請求書を同時に受け取ることもあるでしょう。

内容を見てみると、納品書も請求書も取引内容や数量、金額などが記載されており一見すると同じ書類に感じられるかもしれません。請求書と納品書が同時に入っていると、どちらか1枚でもいいのではないか？と思ってしまうでしょう。

しかし、納品書と請求書はよく見ると内容も役割も異なるものです。それぞれの違いについて見ていきましょう。

2.納品書とは

納品書は、商品やサービスを納品したことを証明するための書類です。どのような役割があるものなのか、発行のタイミングと共に解説します。

3.請求書とは

請求書とは、商品・サービスを提供したことに対する対価を請求する書類のことです。どのような役割があるのか、納品書の違いと共に解説します。

4.納品書と請求書は両方発行が必要？

納品書には発行義務はありませんが、納品書は商品やサービスが正しく納品されたか確かめるための大切な書類です。また、受け手は納品書と請求書を照らし合わせることで、内容に間違いがないかを確認し、入金ミスを防ぎます。経理業務を行ううえでも必要な書類となるため、基本的に納品書と請求書は両方発行する必要があります。

5.請求書兼納品書とは

納品書と請求書は基本的に別々に発行するものですが、請求書兼納品書とまとめることもできます。請求書兼納品書にまとめられる取引は、物を渡す必要のないサービス提供の場合です。

例えば、ホームページ制作やコンサルティングなどの場合は、納品する物品がないため、納品書と照らし合わせて確認する必要がありません。納品書は本来、約束した数量分が届けられているかを確認する役割を担っています。そのため、確認する物品がなければ納品書を作成する必要がありません。

オンライン上でのサービスや、無形商材を取り扱っている企業などが利用できる書類です。納品書と請求書それぞれを発行する手間が省け、1枚の書類で完結できるメリットがあります。物品を送らない取引の場合は、請求書兼納品書を活用してみてはいかがでしょうか。

6.まとめ

納品書と請求書は、役割や発行タイミングも異なる書類です。物品の納品を行う取引では、納品書と請求書の両方を発行するようにしましょう。サービスの取引だけならば、請求書兼納品書でも問題がないか、予め取引先に確認しておくと経理業務を削減できます。取引内容に合わせて発行する書類を使い分けましょう。

弊社のGO!!電帳の文書管理システムを利用すれば、納品書と請求書の発行・送付が簡単にできます。書類を一覧管理できるので、送り忘れの心配もありません。

複数の書類を発行・管理するのが大変だと感じるならば、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。