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リモートのコツを掴めば経理もテレワークが可能

リモート

オフィスに出社することなく、場所を問わない働き方として、近年、テレワークが注目されています。こうしたテレワークの導入が急速に進められていく中で、経理部門についてはテレワークの導入が難しいと言われることがあります。

しかし、経理部門についても、工夫次第ではテレワークを導入することは可能です。

テレワークを導入するにあたり、従来の業務の仕方が大きく変わる可能性もありますが、それにより作業の無駄をなくし、経理の業務の効率化につながります。

まずは、経理部門でテレワークをするために、どのような課題があるかを明確にし、それらを解消していきましょう。

1.テレワークとは

テレワークとは、情報通信技術(ICT)を活用することで、自社オフィスに出社することなく、自宅やサテライトオフィスなどで仕事をすることです。国のICT政策の中の施策として、総務省が推進する働き方でもあります。

テレワークを導入することで、社員の交通費、オフィスの事務用品や賃料等の削減につながるなどのメリットがあります。

2.なぜ経理部門ではテレワークが難しいのか?

オフィスの業務のなかでも、特に経理部門ではテレワークが難しいとされています。

なぜ経理部門ではテレワークが難しいと言われるのか、整理していきましょう。

経理でテレワークが難しいとされる理由には、主に次の2つが挙げられます。

出社が必要になる業務が多い

紙の書類が多い

経理部門では、請求書などの紙の書類を使用する業務が多くあります。自社で発行する場合のみならず、取引先から紙の請求書が届くこともあります。

その場合、各部門の担当者が確認したあと、上長の承認をもらって、経理部門まで来るという、紙の書類の受け渡し業務が発生します。またその後、経理部門内でも、届いた請求書をもとに担当者が仕訳や支払処理を行い、上長が承認するまでは、同様に紙ペースの作業が必要となります。

また、請求書を発行する際についても、社内の担当部署から請求内容を受け取った後、取引先に送るまでには紙ベースの作業があります。データで請求書を作成してから紙へ印刷し、上長の承認を経て押印したものを、封入して郵送します。

このように、請求書の対応については特にオフィス内での紙の受け渡し作業が多いため、紙の書類の処理のために、出社をしなければならないことも多くなります。

ハンコ

経理担当者が出社をしなければならなくなる理由として、もう一つ挙げられるのが、日本の「ハンコ文化」です。社外へ出す請求書への押印のほかにも、社内での稟議や経費精算などでも、紙の書類に担当者の確認印や上長の承認印を押してもらい、それをもとに処理を行う業務があります。

実は、請求書への押印は、法律上の義務ではありません。しかし会社の角印が押されていることが信頼につながるなどの理由から、押印するのが一般的になっています。企業によっては押印がないと請求書を受け付けてくれない場合もあるなど、いまだに「ハンコ」を押すことは重要視されています。

経理担当者は紙の書類に「ハンコ」をもらうために、出社をしなければならなくなっているともいえます。

企業の内部情報に関わる内容を多く扱う

経理部門はお金や個人情報など、企業内部の重要な情報を取り扱います。それらの内部情報の流出を避けるためには、紙の書類を会社で保管することが安全と考えられているため、担当者は業務のために出社することが必要になります。

3.経理部門にテレワークを導入するには

経理部門にテレワークを導入するためには、上記の「出社が必要になる業務が多い」「企業の内部情報に関わる内容を多く扱う」問題を解決する必要があります。具体的には、次のような方法が考えられます。

紙の書類の電子化

経理部門では、パソコン等で作成した書類を紙で印刷したり、取引先から紙の請求書を受け取ったりするなど、紙の書類の処理や保存を多く行います。テレワークを導入するためには、まずこれらの書類を電子データ化する必要があります。

具体的には、パソコン等で作成した帳簿や書類はそのまま電子データで保存したり、紙で受け取った書類はスキャンして電子データで保存したりするなどの処理をします。

この処理をするにあたっては、後述しますが「電子帳簿保存法」という法律に従う必要があります。

ハンコの廃止

紙の契約書や請求書など、押印が必要な業務がありますが、印鑑の代わりに、「電子署名」を使用するという方法があります。

電子署名とは、簡単に言うと、その文書が正式なものであり、かつ改ざんされていないということを証明するものです。

電子署名を導入し、ハンコを廃止することで、社員が押印のために出社する必要がなくなります。

社内承認プロセスの電子化

紙の書類をただ電子データに置き換えただけでは、テレワークをすることはできません。社内で担当者から上長へ書類の確認を依頼する等の承認プロセスそのものを電子化する必要があります。

書類の電子データを一つずつメール等で上長に送ることもできますが、煩雑になってしまううえに電子署名も入れられないため、電子文書の社内決裁用のシステムを導入する必要があります。

決裁システムを導入すれば、上長への確認の電話やメールも省くことができ、業務の効率化にもつながります。

コミュニケーションツールの導入

テレワークをするためには、業務連絡などのために、メールや電話のほかにもコミュニケーションツールがあると便利です。

具体的には、チャットサービスやグループウェアが挙げられます。業務連絡の他にも、勤怠管理やリモート会議の設定、スケジュール管理、社員同士のコミュニケーションなど、サービスにより、様々な機能があります。

各社のサービスを比較して、必要な機能を選んで検討すると良いでしょう。

取引先との書類のやりとりを電子化

テレワークをするにあたっては、取引先との書類のやりとりも電子化する必要があります。自社に出社する必要がなくなっても、書類のやり取りをする方法が取引先ごとに異なると、手間がかかります。

電子書類を他社とやりとりできるクラウドサービスなどを利用すると、書類を一元管理できたり、取引先と共有できたりするため、メールや郵送でのやりとりが必要なくなり、業務の効率化につながります。

4.テレワーク導入の際の注意点

テレワークを導入する際にはいくつかの注意点があります。具体的には以下のことに注意する必要があります。

IT機器のセキュリティ環境を整える

経理の業務では、前述したように、お金や個人情報などの重要なデータを扱うため、テレワークで社員が使うパソコンや社用携帯等のセキュリティ対策には注意が必要です。

テレワークのためのルール作り

テレワークを円滑に進めるためには、会社として、実施する際のルールを事前に決めておき、社員と共有する必要があります。

たとえば以下のようなことについて、ルールを決めておくといいでしょう。

  • 業務に使うシステムやコミュニケーションツールの使い方
  • 業務に使うデータの共有・管理方法
  • テレワーク時の勤怠管理方法
  • 貸与しているパソコンの管理方法

あらかじめルールを定めておくことで、テレワーク実施時と出社時の業務のやり方の違いを明確にし、導入時における混乱を防ぐことができます。

法律で定められた電子帳簿書類の保存ルール(「電子帳簿保存法」など)を守る

テレワークをするにあたり、業務に使う帳簿や書類を電子化する必要がありますが、そのためのルールが、「電子帳簿保存法」という法律で定められています。この法律に違反すると罰則もあるため、注意が必要です。

5.まとめ

経理部門では、請求書や契約書などの紙の書類を扱う業務が多いことや、押印を必要とする日本のハンコ文化のために、今までテレワークの導入がためらわれてきました。

また、個人情報や契約情報などの重要な情報の管理が、電子データでは難しいというイメージから、出社が求められるケースもありました。

しかし、法律の規定にもとづいて紙の書類を電子データ化したり、電子文書の管理システムを導入したりすることによって、社内決裁と同時にハンコの廃止やセキュリティ対策を行うなど、工夫次第ではテレワーク化を進めることは充分に可能と考えられます。

これを機会に、経理業務においてもテレワーク化を推進してみてはいかがでしょうか。

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