出社が必要になる業務が多い

企業の内部情報に関わる内容を多く扱う

経理部門はお金や個人情報など、企業内部の重要な情報を取り扱います。それらの内部情報の流出を避けるためには、紙の書類を会社で保管することが安全と考えられているため、担当者は業務のために出社することが必要になります。

紙の書類の電子化

経理部門では、パソコン等で作成した書類を紙で印刷したり、取引先から紙の請求書を受け取ったりするなど、紙の書類の処理や保存を多く行います。テレワークを導入するためには、まずこれらの書類を電子データ化する必要があります。

具体的には、パソコン等で作成した帳簿や書類はそのまま電子データで保存したり、紙で受け取った書類はスキャンして電子データで保存したりするなどの処理をします。

この処理をするにあたっては、後述しますが「電子帳簿保存法」という法律に従う必要があります。

ハンコの廃止

紙の契約書や請求書など、押印が必要な業務がありますが、印鑑の代わりに、「電子署名」を使用するという方法があります。

電子署名とは、簡単に言うと、その文書が正式なものであり、かつ改ざんされていないということを証明するものです。

電子署名を導入し、ハンコを廃止することで、社員が押印のために出社する必要がなくなります。

社内承認プロセスの電子化

紙の書類をただ電子データに置き換えただけでは、テレワークをすることはできません。社内で担当者から上長へ書類の確認を依頼する等の承認プロセスそのものを電子化する必要があります。

書類の電子データを一つずつメール等で上長に送ることもできますが、煩雑になってしまううえに電子署名も入れられないため、電子文書の社内決裁用のシステムを導入する必要があります。

決裁システムを導入すれば、上長への確認の電話やメールも省くことができ、業務の効率化にもつながります。

コミュニケーションツールの導入

テレワークをするためには、業務連絡などのために、メールや電話のほかにもコミュニケーションツールがあると便利です。

具体的には、チャットサービスやグループウェアが挙げられます。業務連絡の他にも、勤怠管理やリモート会議の設定、スケジュール管理、社員同士のコミュニケーションなど、サービスにより、様々な機能があります。

各社のサービスを比較して、必要な機能を選んで検討すると良いでしょう。

取引先との書類のやりとりを電子化

テレワークをするにあたっては、取引先との書類のやりとりも電子化する必要があります。自社に出社する必要がなくなっても、書類のやり取りをする方法が取引先ごとに異なると、手間がかかります。

電子書類を他社とやりとりできるクラウドサービスなどを利用すると、書類を一元管理できたり、取引先と共有できたりするため、メールや郵送でのやりとりが必要なくなり、業務の効率化につながります。

IT機器のセキュリティ環境を整える

経理の業務では、前述したように、お金や個人情報などの重要なデータを扱うため、テレワークで社員が使うパソコンや社用携帯等のセキュリティ対策には注意が必要です。

テレワークのためのルール作り

テレワークを円滑に進めるためには、会社として、実施する際のルールを事前に決めておき、社員と共有する必要があります。

たとえば以下のようなことについて、ルールを決めておくといいでしょう。

あらかじめルールを定めておくことで、テレワーク実施時と出社時の業務のやり方の違いを明確にし、導入時における混乱を防ぐことができます。

法律で定められた電子帳簿書類の保存ルール（「電子帳簿保存法」など）を守る

テレワークをするにあたり、業務に使う帳簿や書類を電子化する必要がありますが、そのためのルールが、「電子帳簿保存法」という法律で定められています。この法律に違反すると罰則もあるため、注意が必要です。