電子帳簿保存法の要件に従う

PDF請求書を証拠書類として保存する場合、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法の1つ目の要件は、「訂正・削除履歴の保存」です。帳簿が改ざんされていない書類だと証明するために、データの訂正や削除を行った場合は、すべて履歴が残るようにしなければなりません。紙書類とは異なり、電子上では簡単に数字を書き換えられるためです。

2つ目の要件は、「帳簿間の相互関連性の確保」です。帳簿の中身に関連するデータと帳簿に関係性があることを確認できるようにする必要があります。具体的には、請求書を発行することになった取引にまつわるデータ等です。関連性を証明することで、実際に取引があった事実が確認できます。

3つ目の要件は、「検索機能の確保」です。PDF請求書を証拠として保存する場合、いつでも誰でもすぐに閲覧できるようにしなければなりません。それに伴い、3つの条件が定められています。

以上の条件が定められているため、検索に必要な内容をPDFファイル名に記載しておくと双方の検索機能を確保できるでしょう。

取引先への事前確認

PDF請求書の電子保存をするには、電子帳簿保存法の要件に従う必要があると前述しました。企業によっては、電子帳簿の保存に対応できていないところもあります。そのため、PDF請求書に切り替える場合は、取引先への事前確認が必要です。

また、取引先によっては紙での原本保存を必須としている企業もあります。そのような企業の場合は、紙の原本を用意し、郵送で送る必要があります。

取引先によって請求書の取り扱い方法が異なるため、断りなくPDFで送付をしてしまうと、後にトラブルに繋がるかもしれません。初めての取引先はもちろんのこと、これまで長く取引を続けていた企業にも必ず事前確認を行いましょう。

押印の確認

紙請求書発行時は、会社の押印を行っていた企業が大多数でしょう。本来、紙・電子データに関わらず請求書に押印をする義務はありません。特に電子書類の場合、電子上での印鑑は法的な効力を伴いません。

しかし、紙書類に対しては企業が承認した書類の証明になるため、偽造防止の意味も込めて押印するのが一般的です。そうした昔ながらの風習に従って、PDF請求書にも押印を必須としている企業もあります。

そのため、PDFで請求書を作成する際は、押印の有無を確認するようにしましょう。

パスワードを設定する

PDFで請求書を送る場合は、必ずPDFファイルにパスワードを設定しましょう。請求書には口座番号や取引内容、代表者の個人情報が記載されています。郵送時であれば心配する必要のなかったことでも、インターネット上でやりとりをするとなれば、セキュリティ対策は必須です。

パスワードを設定する方法は主に2通りあります。PDFファイルそのものにパスワードを設定する場合と、zipファイルに設定する方法です。

また、パスワードを取引先に伝える際も注意が必要です。ファイル添付したメールにパスワードを記載してしまうと、パスワードの意味がありません。パスワードをメールで送付する場合は、ファイル添付したメールと別に通知メールを送るようにしましょう。

取引ごとにパスワード設定や管理が必要になるため、一括管理してくれるクラウドシステムを利用すると手間が省けます。

PDF請求書のメリット

PDF請求書の発行に切り替えると、4つのメリットが考えられます。

郵送から電子での取引になると、郵送代や人件費などのコストを削減できます。月末になる度に請求書を印刷し、送り間違えがないように封筒に入れ、郵送の手配を1件1件行う作業時間は、多くのコストがかかります。

経理担当者の請求作業が多く、月末や年度末などの忙しい場面では、請求業務に追われることも珍しくないでしょう。PDFでのメール送付に変えれば、経理担当者の郵送作業が削減できます。郵送代もかからず、パソコンの前で作業が完結するため間違いも起きづらいです。

また、PDF請求書は電子帳簿保存法の要件に基づいて保存も可能なため、発行時だけではなく管理もしやすいメリットがあります。変更履歴や作業履歴がつけられ、簡単に改ざんできないPDFフォーマットで作成すれば、改ざんの心配がなく安心して取引できるでしょう。

PDF請求書のデメリット

PDF請求書のデメリットは、取引先によってPDFか紙かの対応が異なるため、取引先ごとの管理が必要になります。紙からPDFに切り替えるタイミングでは、作業が混乱しやすくデメリットと感じる部分が多いかもしれません。

また、電子帳簿保存法の要件を満たすための準備が必要です。企業での対応が難しい場合は、電帳法対応のシステムを導入することをおすすめします。