ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化のメリットには大きく分けて次の4つが挙げられます。

一つ目には、電子化により、紙書類の印刷・保管代等のコストを削減することが出来ます。またそれにかかる手間を減らすことにより、人件費の削減にもつながります。

次に、業務効率化が挙げられます。電子文書では文書の作成時に修正が容易であり、入力内容に自動チェック機能を持たせることもできるため、文書の間違いを減らすことができます。そのほかにも、電子決裁や文書保管が可能なシステムなどを導入すれば社内稟議の効率化や、書類の検索性の向上も図ることができ、業務効率化につながります。

また、書類を電子化しておけば、紛失や盗難のリスクを減らすことができるうえに、重要な書類にパスワードをかけることにより、情報漏洩を防ぐことができます。

ペーパーレス化のデメリット

一方、ペーパーレス化のデメリットには以下のような点が挙げられます。

まず、デメリットとして挙げられるのは、電子化にともなって、PC等の端末や専用のシステムなどの導入費用がかかるということです。

また、使用する社員のITスキルによっては、電子文書の扱いが難しく、慣れるために研修をおこなったりする必要があるなどの手間がかかることが考えられます。

そのほかには、万が一システム障害や端末の故障が起きた際には業務を進めることができなくなるというリスクもあります。

スマートフォン・タブレットを利用したペーパーレス化のメリット

スマートフォンやタブレット端末を使用すれば、コンパクトに荷物をまとめることができ、時間や場所にかかわらず、資料を閲覧・編集することができます。営業先に出向く際や、リモートワークなどでも役に立ちます。

また、スマートフォンやタブレットで利用可能なサービスであれば、タッチパネルを用いて直感的に操作できるため、ITスキルがそれほど高くないひとでも、容易に操作できると考えられます。

スマートフォン・タブレットを利用したペーパーレス化のデメリット

紙の資料であれば、同時に複数の資料をたくさん並べることが出来ますが、タブレットやスマートフォンでは画面のサイズが限られているため、同時に閲覧できる枚数には限りがあります。

また、タブレットやスマートフォンでは、紙での手書きに慣れた人にとっては、タッチパネルを使用したメモを取ることが難しいと感じることも考えられます。

1.営業先での活用

営業先では、お客様に提案をする際に、さまざまな質問をされる場合があります。そんなとき、資料データを電子データ化しておけば、営業先でもあらゆる資料を簡単に閲覧することができます。

スマートフォンやタブレットであればPCに比べて持ち運びしやすいため、営業先にも持ち込みやすく、また紙の資料に比べて検索性も高いため、お客様に合わせて必要な資料をすぐに探し出すことができます。

このようにスマートフォン・タブレットを利用したペーパーレス化によって、営業における業務効率化を行うことができます。

2.リモートワークでの活用

ペーパーレス化を行うことによって、リモートワークを行いやすくなります。社員が自宅やシェアオフィスで仕事をする際に紙の資料をわざわざ運ぶのは、手間がかかり、紛失や盗難のリスクがあります。

スマートフォンやタブレットで資料を持ち運べば、紙の資料に比べて置き場所に困ることもなく、検索性も高いことから業務効率化につながります。