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【インタビュー】電帳管理ツールを導入する際のポイントについて

電子帳簿保存法に対応する必要があるとわかっていても、宥恕期間ということで後回しにしている企業が多いです。今回は、電子帳簿保存法に対応した請求書・領収書等の保存プラットフォーム「GO!!電帳」を利用している当社グループ会社のザ・コンピュータ株式会社の佐野さんにインタビューを行いました。導入にかかる期間や課題についてお伺いした内容で、電子帳簿保存法の対応に必要な期間や内容がわかります。

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GO!!電帳を利用開始しての印象

佐野さんよろしくお願いいたします。

佐野

よろしくお願いします。

まず初めに、電帳法に対応した運用をスタートして、今までと変わりましたか?

佐野

一言で言えば「楽になりました」

楽になったんですね!具体的にどのように変わりましたか?

佐野

今は請求書を管理しているだけですが、今まではメールできた請求書をメールから取り出して、印刷をして、(ザ・コンピュータの独自ルールですが)担当者が押印をして勘定科目を書いて、支払日の記入をした上で、経理・上長へ承認フローを回していた。
電帳法に対応してからは、ファイルをとりだしてドラッグ&ドロップで保存するだけなので非常に楽になりました。

利用開始するにあたっての課題と解決

電帳法に対応した運用をスタートするにあたり、どのような課題があり、どのように解決しましたか。

佐野

これは簡単に考えていたんですが、実際やってみると大変で…
当社は横浜本社のほかに、金沢、福岡、大阪に各拠点があるのですが、これらの拠点の担当者との調整も必要であり、社内に電帳法の改正のことから説明する必要がありました。
組織登録や担当者の権限登録、会計の業務を税理士に委託しているのでその方との調整もしながら、上長や社長とも相談しながら運用を決めて、登録をしていくことが必要でした。

運用を開始するまでにどのくらいの期間が必要でしたか?

佐野

やりはじめて決めて登録を完了するまで3週間程度かかりました。
個人事業主みたいにひとりでやられている場合は、ここまで時間はかからないと思いますが、組織や拠点があったりする場合は、相当の期間がかかるんじゃないかな…と思っています。

GO!!電帳を運用しての感想

取引先との書類のやり取りは変わりましたか?

佐野

遠隔地の拠点から書類をアップロードした場合、即時に受け取ることができるので、承認のフローが速くなりました。今までは、遠隔地の支店で受け取った(電子)書類は紙で印刷して、紙で受け取ったものは郵送して本社に届き、時間がかかる。タイムラグがあった… これがGO!電帳ですぐ受け取ることができたので時間の節約・郵送の手間・コスト削減になりました。
取引先でも、「電子請求書の発行をさせてくれ」という話があったのですが、今までは「紙でください」と時代に逆行してたんですけど、これを機に、電子でいただきペーパーレス化し改善されました。

数ある電帳対応ツールの中、GO!!電帳を利用しているのはなぜですか?

佐野

グループ会社なので! 笑

イエローカードになります 笑

佐野

直感的な操作でできるということろ。ファイルをドラッグ&ドロップをするだけですので、マニュアルを見なくても操作できるところが魅力的に感じています。

電帳管理ツール導入を検討されている方へ

これから電帳管理ツール導入を検討されている企業の方へ一言、お願いします。

佐野

いままでお話致しましたように、複数の担当者がいらっしゃる場合は、それ相応の準備期間が必要じゃないかな…と。まず意識の統一だとか、権限のことを考えないといけない。経理業務を外部に委託されている場合には、その方との打ち合わせと権限の調整なんかもあり、非常に時間がかかるのではないかな…と思います。
企業の規模にもよりますが、1か月~3か月くらい(準備期間が)かかるんじゃないかなと思っています。

規模というのは従業員数や事業規模のことですか?

佐野

そうではなくて、例えば請求書でいえば、そこに携わっている人じゃないかと…
例えばどんなに規模が大きくても、請求書を経理の方一人でやっているのであれば、そんなに時間はかからないですが、各支店の営業の方々がそれぞれ請求書を受け取っている場合は、その方、全部にルールの徹底と権限の付与・組織の登録などをしないといけないので、その書類に携わる人数によってかかってくる時間が変わってくるんじゃないかな…と思います。

電帳法自体はすでに改正され2022年1月から改正法が施行されていますが、2023年12月までは猶予期間が設けられました。だからといって直前に始めればいいんでしょ、と考えている企業が多いですよね。

佐野

確かにそう考えている企業様は多いと思うのですが、はじめてのことに関しては「これでいいだろう」と机上で決めて、でも実際やってみると「あれこれって違っているんじゃないか…」という色々な調整が必要になってくると思います。やりながらこうしたほうがいい、ああこうしたほうがいいという思考期間をえて完成していくものではないかと…
電帳法が改正されてはじめてのことだと思うので、最初決めたことがうまくいかない…これをやりなりながら…ということを考えると、急にはじめても絶対にうまくいかないので、事前に余裕をもって取り組んでいくということをやったほうがいいかなと…おすすめします。

ありがとうございました。

GO!!電帳は電子帳簿保存法に対応した請求書・領収書等を保存する電帳プラットフォームです。電帳法に関してお困りの方は是非GO!!電帳をご利用ください。初回6カ月無料のため、安心してご利用いただけます。

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