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GO!!電帳の開発経緯インタビュー(後編)

弊社株式会社ユーエスエスが開発する「GO!!電帳」。今回は開発を行うユーエスエスの代表取締役である與良 剛 に電帳にまつわることに関してインタビューを行います。※本コラムは前・後編に分けた後編コラムです。前編はこちらをご覧ください。

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電子帳簿保存法の電子化対応は、色々なメリットがありますよね。

與良

メリットといえば2つ、1つ目が「法律対応でしっかり義務を行う」という、電子できたものを電子で保管するだけのもの。今まで通り紙でやったものは紙でいい。そういう発想も1つ…

もう1つは、これを機に「業務の効率とか内容を全部変えてコスト削減」このコスト削減というのは、凄くやりやすくなるなというイメージがわきます。「紙で対応」「郵送で書類を相手に送る」という行為が全てなくなるわけですよ。保管庫とか社内にあるキャビネだとかも無くなっていくんですよ。それを1年がかり、7年10年がかりでやるわけです。

そして、みなさんOCRって話になるんですよ。書類をスキャンして読み取ってあげたいという話になるんです。しかし、私の会社は分散型でいきましょうと言っています。センター型はこれをやる人が必要なんです。これの書類の数が増えれば増えるほどやる人が必要なんです。データ入力しなきゃいけないってなるんです。データ入力する部隊が必要なんです。だからセンター化するっていうことはそういうことが生まれてくるんです。

分散型はなにかっていったら担当社が自分でやるということ。100人の会社だったら100人がやる、1か所で集まって一人がやるんじゃないんですよ。みんなプラス1分プラス2分プラス5分こういう時間でみんなでやるんです。だからセンターは要らないと、勝手に挙げる仕組みを作ることをやると残業までいかないと思うんだよね、ちょっとやればいいだけだから…これをやるとコストレスになってくるんですよ。わざわざセンターでやる必要がないからコストレス、で時間も精度も変わるんです。その場でその周りの人たちが軽く打てばいいだけなんだから、だから認識度なんていらないんですよ、でこれがコンセプトなんです。

そうですね結局人手掛かって…

與良

そう人手かかるでしょ、お店が100か所あったら100か所でやっちゃえばいいんですよ、そしたら接点要らないんですよ、そうすると何が変わるのかって言ったら情報の精度が変わるのとスピードが変わるってことです。だからわざわざそのために仕事を作らなくていいってことですよ、これは他社では多分ないと思う。

そういう考えは、あまり聞かないですよね。

與良

これができないとあまり意味がないかな…と思って最初からそういう風に作ったの、なのでそういう部分で作って我々は初トライだけど送ったりするとかそういった部分に特許とろうと…

特許取られてるんですか

與良

特許、まだ取ってない、申請中!

申請中ですか、はい

與良

はい、そういった部分について申請をして、それが取れると世の中に貢献できる土台がしっかりと提供できるということだから、下手に変なことをマネされたりっていうんじゃなくてそこについて徹底していって良いものをどんどん作る!そして、社会に貢献していきたいなと思いますね。だからそこは他社とちょっと違うかもしれないね。まあ製品開発してるのは私も一緒に入ってるから経営者目線っていう所のポイントも入れながらやってるんで…例えば我々のような当事者が100社中100社の中で10社いるかな?経営者の中で一緒に中に入って、製品開発、いるかな?

聞かないですね

與良

担当者の視点でいくとものの見方は下から上でしょ、上から見るっていうのも必要。両方で見ないといけないんだよね。その視点というのはおそらく100社いたら数社のうちに入るんじゃないのかなと思うね。だから経営者に電帳法っていうのは単純なものじゃないっていうのを知ってほしいね。

そうですね、色々な方にもう誰でも使ってもらうことによって効率化が図るっていう意味で言うと、新しいものを入れる、普段使ってない方って馴染みがなくてうまくできないんじゃないかな…とか難しいんじゃないかな…って思われる方もいると思うんですけど、そのあたりは「GO!!電帳」の方で何かこう工夫されていますか?

與良

簡単すぎるんじゃないかな、見ればもうやればいいんでしょってくらいに、そんな難しいことやるわけじゃないから、書類を挙げて相手に送る…あるいは取引先にお願いをして今まで書類を郵送でもらっていたりメールでもらっていたのを我々が提供するサービスにアップするだけで楽だと思う。

もう基本的にUIとかもこだわって作ったんでわかりやすいと思う。あとは自身もそうだけど、よく外出してるから最終的に保存者をある程度にしています。「あのメールをシステムの方からもらっているので、承認しろ」みたいなのが外出先からできるんですよ

それは良いですね

與良

スマホで「ぺぺぺっ」とやり、書類見て、これはOKとかこうやってんですよ。今まで会社来ないといけなかったので楽でいいですよ。動きが分かるしできてないって状態もわかる。担当者によってスピード感もわかるし、いろんなことが会社で見えるようになってくる。

以前よりも見えるようになってるんですか?

與良

そう、単純な書類ですが、担当者それぞれの性格とかなんとなくわかるようになります。この人、書類のアップがいつも遅いなとか…しっかりやってるなとかね。

そうですね。

與良

携帯でいいもんね。多分他社でまだやってないiPhoneもAndroidアプリも作っています。

外出先でもすごく便利でスマホで「ば~」って見れる、そこで判断できるんですよね。これをやることによってその場で写メ取ったりしてアップする、そうするとわざわざレシートとか経理に渡す必要もないしワークフロー的に上がっていくから承認されたということになるんで、書類、伝票、経費を認めたということになり、一石二鳥になってると思うんだよね。そこはまだ他社には見てないからうちだけ。でそもそもね他社がどこまで何を考えているかってぶっちゃけたところはまだわかってないです。私どもは今回全事業主、イコール個人事業主も対象なんです。個人事業主さん向けにちゃんとそういった土台を用意する会社があんまりないので困っちゃうと思うんだよね、だから我々は最初から個人事業主の方も利用しやすいようなって感じで、値段も使い方の面でもそういった商品開発をやっています。

社長のお話でワークフローとか承認のお話ってよくお話されてたと思いますが、導入するにあたりそこらへんは重要なポイントなんですか?

與良

めちゃくちゃ重要ですね。企業ってただアップしろって言って、だれでも見れたりよくわかんない書類上がってきたり間違っているのにそのままにしてたりがあるから、承認とか分かる人が見れるようにっていうワークフローをやっておかないといけない…これは、意外と大変で時間がかかります。

どれくらいかかりました?

與良

3ヵ月はかかるんじゃない?そういうルールを決めので、会社の中で新たにそのルールを作っていくってことだから、3か月くらい「この場合どうする?」っていう整理の時間がかかります。どんどん出てくるので、それを一個一個決めていくというね…ただ、これが決まったら後は楽ですよ。則ってやればいいので…時間はかかりますね、3ヵ月…下手したら半年。

確かにシステムを導入するにあたって、その後のことを考えられていない方が多い気がするので早めに対応していかなきゃいけないっていうことは大事ですね。

與良

それで言うと自社で運営しちゃいけないの。タイムスタンプの場合だったら大丈夫ですが、システムでやる場合に自社開発って駄目なんですよ。それは、システムにログインできちゃうから。「改ざんできますよ」という考えになるで外部で作っているものを利用しなさいということです。

今回は、そこが徹底的に違う。でもそうやると会社会社で考え方も違うし、オリジナル性も会社によって変わるから組織も違うし出来合いのものだけだと困る会社が出てくる。我々はもっとこうしたいんだよとか、こうやることによってもっと業務効率上がるんだよ…とかあると思うんだよね、でも、見てるとそこに合わせて対応してくれるような会社っていうのは…コピーメーカーさんとかだったらどこでもやってくれるんですよね。

我々ユーエスエスという会社は、そういうシステム開発をしている会社です。だから「GO!!電帳」というのをベースに我々が全部運用するということにし、サーバーやシステム回りも全部うちがやっています。しかし、「お客さまのニーズは取り入れていくよ」というようなカスタマイズは内蔵してその会社に併せて導入していく…こんなのも始めています。

そうなんですね。

與良

これがないと、そのままだと使えないっていう感じもあるので、そういうところはやっぱり大手になればなるほど必要。これに興味を沸いてくれる会社も多いですね。

逆に言うと中小企業の方であれば今その「GO!!電帳」のサービスでも十分にいけますかね?

與良

はい、十分にいけますよ!しっかりルールを決めて、則ってやる、という風にやれば十分にできますよ。しかし、すでにいろんな仕組みやシステムをたくさん持ってますという会社さんは単純にはいかない…やっぱ連携があってとか書類の連携がとかいろんなケースが出てくるので、そうもいかないですね。

今後「GO!!電帳」を通じてどういう風な展開、展望がありますか?

與良

「GO!!電帳」をやるきっかけはさっき説明した通りで、何がしたいかというと、会員制にしたいんです。

会員制度?

與良

システムを利用するというのではなく、「GO!!電帳」という仕組みに加わっていただく会員さんになってほしいと思っていて、「会員さん」と呼んでいます。これを利用いただけるところにまず初期費用があるけど、これに入会金とし、毎月使っていただくこととして会費、という風にしています。ゆくゆくは、ここに集まってくる人たちが企業もいれば税理士もいる、いろんな業態の人が集まってくるんです。

孤児院の人もいる、何がしたいのかっていえばみんなで困っていることとか楽しいものとかできるようなサービスを作っていきたいし、その中でみんなで営業しあってもいいじゃん!って、こんなプラットフォームを作っていきたいですね。

そこでいろんなことで刺激を与えられるのは金が集まってやるサービス、これは最初からそういうことをやりますよって。また後で我々がまた違うサービスを作ったとしたら、それを無料でお使いいただくのか格安でお使いいただくのかこういうのを付け足していきたいです。将来的にはその会員になって頂いて、ただ単にその一つの要素に「GO!!電帳」もあるという風にしたいですね、だからぜひそこに加わって頂きたいなという風に思ってます。

そうなんですね、わかりました。最後にご視聴頂いている皆さんにお伝えしたいこととかメッセージとかありますか?

與良

これを機に単純な法改正というんじゃなく、会社の文化を色々ちょっとずつ変える。それでSDGsでエコというのも日本に貢献するのも皆さんと一緒にやれればと思うんでぜひ我々のサービスをご利用いただいて、それを国のためにみんなで目指していくということをやりたいです。みなさんぜひよろしくお願いします。

本日はありがとうございました。

與良

はい、ありがとうございました!

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