割勘した場合

複数人で食事をした場合は、各自が支払った分の領収書をそれぞれ発行できます。それぞれが支払った事実があるため、分割して発行したものは経費として認められます。

例えば、取引先の2人と3人で会食をし、総額15,000円を割勘し5,000円ずつ支払ったとしましょう。その場合は、お店の人にお願いすれば5,000円の領収書を3枚発行してもらえます。取引先の人と食事をして割り勘した場合は、互いに経費計上できるので安心してください。

他にも、いつもお世話になっている取引先に贈答品を送る際に、複数人で金額を出し合った場合も人数分の領収書が発行できます。

分割払いで支払った場合

分割で支払う場合は、分割した1回分の支払金額の領収書が発行できます。例えば総額3,000万円の工事費用を支払う場合、契約締結時に1,000万円、工事着工時に1,000万円、引渡し時に1,000万円という形で支払ったとします。

この場合、3回に渡って1,000万円を支払っているため、1,000万円の領収書を3枚受け取れるということです。大きな金額が動く取引の場面ではよくあることなので、分割で支払う際は領収書の分割発行を伝えてみましょう。

一部を経費計上する場合

支払った金額の一部分だけを経費計上する場合は、計上する金額分の領収書を発行できます。例えば、業務上個人的に使用する物品を8,000円で購入したとしましょう。

社内規定で経費は5,000円と定められている場合、8,000円で購入した物品の中から5,000円分の領収書を受け取れます。

分割して発行する際には、分割した旨が記載されるケースがほとんどです。発行側としては、売上金額と記載金額に整合性を持たさなければならないからです。そのため、社内規定で分割がNGとされている場合は領収書が認められない可能性があります。あらかじめ分割分が認められるのかどうか確認しておきましょう。

固定資産となる10万以上の物品を購入した場合

10万円を超えるパソコンやデスク、椅子などは固定資産とみなされます。固定資産に該当するものは、減価償却を行わなければなりません。物品の金額が10万円未満になると、消耗品として経費計上が可能となるため、領収書の分割は禁じられています。

例えば、15万円のパソコンを購入して、8万円と7万円の領収書に分割したとしましょう。計上時は消耗品として計上されバレなかったとしても、後に15万円のパソコンを分割した領収書とバレると脱税とみなされます。

れっきとした犯罪行為となってしまうので、固定資産に該当するものか確認しておきましょう。

接待交際費に該当する場合

取引先との飲食時の領収書にも、気をつけなければなりません。一般的には、取引先と会食をする際の経費上限は5,000円に設定されている場合が多いです。これは、1人あたりの会食費用が5,000円を超える経費は、接待交際費に該当するためです。接待交際費を経費にできる範囲は企業によって決まっているため、5,000円以下の飲食等交際費を上限としている会社が多いでしょう。

接待交際費は、税法により分割して飲食等交際費として計上することはできません。そのため、接待交際に該当する金額になった場合、領収書を分割して5,000円以下の領収書を複数枚計上することは違法行為にあたります。

社内規定を確認しておく

領収書の分割発行が認められるかどうかは、社内規定によって異なります。消耗品の購入が上限を超えた場合に、分割すれば認められる場合と認められない場合があります。

企業によっては、上限を超えた場合は必ず社内稟議にかけるところも少なくありません。しかし社内稟議の承認が降りるまでには時間を要するため、社内稟議が必要な会社の多くは、基本的に分割NGとしているところもあります。

領収書の分割ができるかどうか悩んだ時は、上司に確認しましょう。

分割した理由を説明できるようにする

個人事業主の場合は、複数枚の領収書が出てきた場合に脱税を疑われる危険性があります。分割払いを行った時に領収書を分ける場合は、特に注意が必要です。分割して払った証拠と合計金額の証拠を示せるようにしておかなければ、領収書を水増し請求したとみなされるかもしれません。

また、事業に使うものと私生活で使うものを購入した際に一部を経費計上する場合も、具体的に何を買ったかのメモを残しておくと安心です。疑わしい領収書があると、税務調査で強く指摘を受けやすいです。

誤解を招かないためにも、個人事業主の方は基本的には領収書は分割しないようにしましょう。どうしても分割したい時は、必ず「いつどこでなんのために、誰と」といった具体的な内容を説明できるようにしておくと焦る心配がありません。