見積書の目的

見積書の目的は、商品やサービスなど、取引したいものの金額や納期を依頼主に示すためのものです。見積書の目的は、大きくわけて２つあります。契約が決まった後にサービス提供前に送る場合と、契約を検討してもらうために発行する場合です。

前者は、契約後に「この金額、サービス内容、納期で間違っていませんね」と再確認する意味をこめています。それに対して後者は、「うちはこのサービス内容をこの金額、これくらいの納期でできます」と提案している段階です。

引越し業者などに依頼する場合、複数の業者に見積もりを依頼し、金額やサービス内容が納得できるものを選ぶ人は多いのではないでしょうか。相見積もりといい、比較検討した中で一番条件のあうサービスを決める際に行う方法です。

見積書の役割

見積書の役割は、２つあります。

見積書には、双方の認識を合わせる役割があります。営業時にサービスや商品内容、金額面やできることなどを伝える際、一度にあらゆることを口頭で伝える場合が多いでしょう。口頭でのやり取りとなると、細かな認識をすり合わせておかなければ、いざ仕事が始まった段階で「約束と違う」というトラブルが起きかねません。

見積書を用意しておけば、条件や金額、納期などの細かな点も書面で確認できます。認識が異なる箇所がある場合も、見積書発行時にすり合わせられるでしょう。

また、サービスや商品内容を検討してもらうために発行する場合は、見積書が交渉材料になります。他社と比較したい企業に対する場合、自社を選んでもらうために見積書を迅速に提出したり、予め希望を聞いておいて条件に近づけるような価格設定にしたりすると、会社の対応力をアピールできるかもしれません。

見積書はただ金額や内容を記載するだけの書類ではありません。役割を知って上手く活用すれば、取引先を増やせるチャンスとなるのです。