支店⇒本社の書類のやりとりが電子化されることで、業務効率が向上しました。

当社では概ね毎月７０～８０枚程度の請求書を受け取ります。最近はメール添付や指定されたURLからPDFファイルをダウンロードするケースも増えてきましたが、まだほとんどが紙ベースの請求書です。

完全ペーパーレス化を目指してGO!!電帳を導入しましたが、急に全てを変えることは難しいので、まずはこの受取請求書のペーパーレス化から始めることにしました。

当社は本社が横浜にあり、支店が金沢、大阪、福岡にあります。請求書は本社だけでなく、各支店にも送られてきますが、経理処理は本社で行うため、支店で受け取った請求書は各支店の担当者のチェックを経て最終的に本社へ郵送していました。そのため、本社に全ての請求書が届くまでに時間がかかることが業務上の課題となっていました。

GO!!電帳へ請求書をアップロードすることで時間差がなくなり、長年悩んでいた問題がいとも簡単に解決してしまいました。また、郵送する手間や費用も削減できました。

指定のメールアドレス宛にファイルを添付して送信すると、GO!!電帳へ取り込まれるのが楽です。

PDFファイルなどで受け取った請求書はそのままGO!!電帳へドラッグアンドドロップをすればよいのですが、紙で受け取ったものは一度スキャナーで電子化し、それをGO!!電帳へドラッグアンドドロップしていました。言ってしまえば簡単そうなのですが、毎回これをやるのは意外と大変でした。

ところが、GO!!電帳の機能アップにより、この問題も解決してしまいました。

GO!!電帳で決めたメールアドレス宛にファイルを添付して送信すると、GO!!電帳へ取り込まれるようになったのです！

この機能により、請求書をスキャナーで読み取るだけでGO!!電帳に取り込まれるので劇的に作業が楽になりました。

今後ですが、受取請求書の処理が問題なくできているので、次は納品書、そのあとは自社発行分と、完全ペーパーレス化に向けて徐々に範囲を広げていきたいと思います。