• 紙代
• 印刷代
• 印刷機器のリース代・メンテナンス費用
• 文書の郵送・運搬費用
• 文書の廃棄費用
• 人件費　　など

A1.電子帳簿保存法の対象になるのは、国税関係帳簿書類です。

国税関係帳簿書類とは、国税関係帳簿＋国税関係書類のことです。

具体的には以下のような書類が該当します。

A2.「電子取引」とは、「取引情報のやり取りを電磁的方式で行う取引」のことを指します。

電子取引における取引情報の保存については、電子帳簿保存法第10条に定められており、具体的には、以下のような取引が該当します。

A3.メールで届いた請求書は電子帳簿保存法の対象になります。

メールを使用した取引は、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当します。

そのため、請求書だけでなく、契約書や見積書、発注書、領収書、送り状など、その取引に関わる全ての書類が電子データ保存義務の対象となります。

A4.FAXは使用する機能により、電子取引に該当するかどうかが異なります。

書面をスキャンして送信し、それを書面で受領する場合は、書面取引という扱いになります。一方で、複合機などのFAX機能を介してデータを送受信する場合は、「電子取引」に該当します。

A5.メールで届いた見積書は「電子取引」に該当するため、電子帳簿保存法にしたがって電子保存する必要があります。

一方、紙で届いた請求書は電子取引に該当しないため、紙で保存することが可能です。

同じ取引の流れの中であっても、受け取る形式により、保存方法が異なります。

A6.電子帳簿保存法とe-文書法で大きく異なるのはその適用範囲です。

電子帳簿保存法は財務省・国税庁が管轄する法律が対象ですが、一方、e-文書法は複数の監督省庁が管轄する約250の法律が対象になります。

そのため、e-文書法のほうが対象となる書類は多くなります。

また保存に必要な要件も異なります。e-文書法では、電子化をするにあたって、「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」という基本的な4つの要件があります。

一方、電子帳簿保存法では「真実性の確保」「可視性の確保」という2つの要件があります。

それぞれの対象となる文書に応じて、要件を確認しなければなりません。

A7.帳簿書類は、紙による保存、電子保存のどちらの場合でも、一定の保存期間が定められています。

たとえば帳簿書類の保存期間は、法人の場合、確定申告書の提出期限翌日より７年です。電子取引の場合は電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで過去７年分のデータを保存しなければならないということになります。

また、青色申告で欠損金の繰越控除を受ける場合は、帳簿書類の保存期間は最長10年まで延びます。

A8.電子帳簿保存法の保存要件を満たすことができれば、可能です。

具体的には以下の要件に注意する必要があります。

これらの要件を自社だけで満たすことが難しい場合は、要件を満たすことの出来るシステムを利用するのがおすすめです。

A9.2022年１月からは、既に電子取引にかかる情報の電子保存が義務化されています。

A10.2022年4月以降は、電磁的記録の条件を満たせないやむを得ない事情がある場合には、従来通りの方法で処理することが認められています。それまでの間に、電子化に向けた取り組みを行い、2024年1月の猶予期間の終わりに備えなければなりません。

また、この電子化を行えないやむを得ない事情については、税務署への事前の届け出は必要ありません。

A11.「その時点までに要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難な事情等が該当する」こととされています。（「電子帳簿損法一問一答」問41－3（参考1））

適用にあたっては、税務調査の際などにやむを得ない事情について確認されることがあるため、現在の対応状況や、今後の電子化の見通しなどについてまとめておく必要があります。